PMBOK: Ferramentas e Técnicas – Software Para Gestão Projetos

Existem numerosas aplicações informáticas para suporte à gestão de projetos. Apesar de úteis, o software de suporte à gestão de projetos é, como o próprio nome indica, software de suporte e não software de gestão de projetos. Isto é, facilita determinadas atividades que de outra forma seriam excessivamente consumidoras de tempo, mas não se substitui ao gestor de projeto e ao conhecimento que este deve possuir das metodologias e dos processos de gestão de projetos.

Na nossa opinião, as organizações dão demasiada ênfase e confiam demasiado nas potencialidades do software de suporte à gestão de projetos, os quais são intensivamente usados, e por vezes de forma algo descuidada, durante a fase de planeamento e em particular para às atividades de calendarização do projeto.

Alguns gestores de projeto menos experientes têm tendência para considerar que o planeamento de um projeto se limita à definição de um calendário de atividades. Este perigoso engano é alimentado pela forma como os próprios softwares de suporte à gestão de projetos funcionam, e na ênfase que dão às atividades de calendarização do projeto, e de construção dos diagramas que as suportam onde, de fato, o poder computacional de que dispõem permite fazer coisas que de outra forma seriam praticamente impossíveis de realizar.

No entanto planear um projeto é muito mais do que calendarizar, e gerir um projeto é muito mais do que saber utilizar um qualquer software de suporte à gestão de projetos.

Por outro lado a excessiva dependência deste tipo de ferramentas leva muitos gestores de projeto a desprezar a interação a comunicação direta e a gestão de pessoas, fatores que são essenciais para o sucesso.

O marketing dos fabricantes, aliado à facilidade de utilização e ao poder computacional podem levar muitos gestores de projeto a sentir que usando um desses produtos de software ficam a salvo de muitos dos problemas e contingências com que habitualmente a execução de projetos se depara, contribuindo para um falso sentido de segurança.
 

 
Apesar de reconhecermos que esse tipo de ferramentas permite poupar imenso tempo, fazer coisas (Por exemplo simulações em relação ao calendário do projeto) que de outro modo seriam impraticáveis e, quando bem utilizados, são uma ajuda preciosa para o controlo da execução do projeto, também devemos perceber que, a maioria das coisas que são determinantes para o sucesso do projeto, não dependem, pelo menos de forma direta, do uso deste tipo de ferramentas.

De fato, grande parte do sucesso de qualquer projeto depende do conhecimento em gestão de projetos e não de uma qualquer ferramenta. Algumas das determinantes de sucesso para as quais o software de suporte à gestão de projetos, pode ser útil mas não é imprescindível são:

Recolher dados: As ferramentas de suporte trabalham com dados transformando-os em informação. O gestor de projeto é o responsável por definir qual a informação que necessita para controlar o projeto, que dados são necessários para criar essa informação, como e quando é que esses dados deverão ser recolhidos e disponibilizados. Nunca nos podemos esquecer que se introduzirmos dados incorretos no sistema o resultado será informação incorreta e inadequada;

Tomar decisões: As ferramentas de suporte podem disponibilizar informação de suporte à decisão mas, a decisão propriamente dita, é sempre da responsabilidade do gestor de projeto sendo ele o ultimo responsável pelas decisões que, no âmbito do projeto, diariamente tem de ser tomadas e que determinam o curso do projeto;

Resolver Problemas: Alguns dos maiores e mais importantes problemas com que os gestores de projeto se deparam estão relacionados com pessoas, sendo óbvio que, nesta área, os softwares de suporte à gestão de projeto são de pouca ou nenhuma utilidade.

Como Selecionar o Software Mais Adequado

Selecionar o software que é mais adequado a cada caso em particular depende de múltiplos fatores.  Os que a seguir se apresentam são alguns dos mais importantes:

Custo vs Funcionalidade vs Facilidade de Utilização: O custo e as funcionalidades dos softwares de suporte variam consideravelmente. Desde softwares para a gestão de um único projeto até softwares para gerir de forma integrada programas e portefólio de produtos. Antes de se decidir por um qualquer produto, considere as suas necessidades, o tipo de projeto que a sua empresa executa e as funcionalidades que são importantes no presente e a curto prazo.

Geralmente quanto mais funcionalidades o software disponibliza mais complicada é a sua implementação. Por vezes temos tendência de comprar software cheio de funcionalidades, muitas das quais não poderão ser imediatamente implementadas nem poderão vir a ser no curto-prazo. Neste caso paga-se por funcionalidades não usadas e que, quando poderem ser implementadas, podem já estar desadequadas.

Compatibilidade com Outros Sistemas da Organização: Não esquecer que uma parte importante das funcionalidades destes softwares só é útil se suportadas por um eficiente processo de comunicação. Neste sentido é importante verificar a compatibilidade do software que pretende adquirir com o software de comunicação que a organização utiliza e também com outros eventuais sistemas de reporte e de contabilidade.

Diria que o mais importante de tudo (Rule of Thumb como dizem os ingleses) consiste em não pensar que o software de suporte à gestão de projetos trará experiência e conhecimento a quem a não tem.

Uma segunda regra será a de não comprar de forma cega aquilo que os fornecedores oferecem ou aquilo que é referido pela publicidade como o melhor e o mais completo. A maioria desses produtos vêm cheios de funcionalidades que a sua organização não está em condições de explorar (veja neste blog as questões relacionadas com a maturidade, nomeadamente o artigo sobre maturidade em gestão de projetos).

O software que escolher deverá estar alinhado com a maturidade da sua organização. Claro que é importante que possa evoluir acompanhando o crescendo de maturidade. Para isso é importante ver se o software faz parte de uma família de produtos que garantam essa evolução.