PMBOK v5: 6.5 Estimar Duração das Atividades do Projeto

Estimar as durações das atividades do projeto consiste em prever o número de períodos de trabalho que serão necessários para, recorrendo a um conjunto especificado de recursos, terminar cada uma das atividades do projeto. 

Para estimar a duração de uma atividade (isto é para prever quanto tempo o trabalho deverá demorar a ser feito) necessitamos de usar dois métodos. O primeiro consiste em determinar o esforço necessário para realizar o trabalho, para depois podermos determinar a duração.

Esforço, define-se como o número de horas de trabalho que, as pessoas que irão executar determinada atividade, irão despender para que a atividade esteja concluída. Sabendo o número de horas de trabalho que serão necessários estamos em condições de determinar a duração da atividade, isto é o período de tempo que a atividade demorará a realizar desde o início até ser dada como completa.

A duração é a quantidade de tempo, que os recursos do projeto irão usar para realizar qualquer uma das atividades que tenha sido incluída no calendário do projeto. A duração decorre de considerar o esforço requerido para completar o trabalho relativo a uma qualquer atividade do projeto, e ajustar esse esforço entrando em linha de conta com os seguintes fatores:

• A quantidade de recursos que irão realizar o trabalho, e o grau de eficiência desses recursos;
• O calendário de disponibilidade dos recursos (isto é se eles estão disponíveis a 100% ou numa outra qualquer percentagem inferior de tempo);
• Os períodos específicos de inatividade (fins de semana, feriados e férias contratuais);
• Número normal de horas diárias de trabalho.

Apesar de poder parecer que a duração se calcula como uma quantidade, ela deve ser encarada por quem faz a estimativa, mais como o resultado de uma negociação e não tanto como algo que se obtém aplicando uma qualquer fórmula de cálculo. Quando a pessoa responsável por realizar a estimativa se reúne com quem faz o trabalho e acordam numa determinada duração para uma atividade, isso quase que representa uma relação contratual em que, quem realiza o trabalho se compromete a terminar a atividade numa determinada janela de tempo, e o responsável por estimar a duração aceita esse compromisso.

Do Diagrama de Rede ao Cronograma de Controlo do Projeto

Em resultado da estimativa da duração das atividades ficamos aptos a criar o Cronograma do Projeto. A criação do Cronograma / Calendário do Projeto consiste num processo interativo que combina as relações lógicas que foram criadas no diagrama de rede, com as estimativas de duração para as diversas atividades do projeto, e outros quaisquer constrangimentos que sejam conhecidos. O resultado final da combinação destes três fatores é o Cronograma de Controlo do Projeto.

O Cronograma de Controlo de Projeto deve ser entendido como uma sequência de atividades representadas por meio de um diagrama de barras, colocado sobre um calendário que representa a linha do tempo, e aprovado por todas as partes interessadas no projeto.

Como procedimento para criar um cronograma de projeto realista e concretizável deve começar por criar-se uma linha de tempo para o projeto assumindo que os recursos são ilimitados e que todos os recursos trabalham a tempo inteiro para o projeto.

Este calendário simplificado (e que dificilmente se poderia concretizar na prática) tem a vantagem de lhe permitir ter uma ideia bastante precisa daquilo que seria o cronograma ótimo para o projeto, isto é, o mais curto prazo de tempo em que o projeto pode ser realizado. Este tipo de calendário é particularmente útil se você estiver a trabalhar numa organização em que a norma é a existência de reduções de calendário arbitrárias, imposição de metas ou outras pressões sobre o calendário do projeto.

Criar primeiro um calendário ideal é também útil como base para a negociação de recursos que lhe permitirá construir o calendário efetivo do projeto. Com este calendário ideal pode mostrar, às diferentes fontes de recursos, quando é que um particular recurso irá ser necessário, o que lhe permitirá ter uma ideia relativamente precisa em relação às necessárias disponibilidades de recursos.

Passar do calendário ideal para o calendário final requerer habitualmente várias interações, já que existem múltiplos fatores que devem ser tomados em consideração sendo que, cada um deles, terá sempre como resultado uma extensão ao calendário ideal. Alguns desses fatores são:

• A disponibilidade dos recursos (tempo inteiro, metade do tempo, só às segundas-feiras, etc.);
• Períodos específicos de indisponibilidade (férias, feriados, outras responsabilidades que criam indisponibilidade para trabalhar no projeto);
• Ajustamentos nas durações decorrentes de mudanças de recursos durante a execução de determinada tarefa;
• Potenciais aumentos dos períodos de indisponibilidade se existirem derrapagens no calendário do projeto;
• Constrangimentos externos com impacto no projeto (negativo ou positivo).

Um fator importante a considerar para a criação de um calendário efetivo diz respeito á existência de um menor ou maior número de atividades que necessitam de recursos muito específicos e escassos. Dado que a criação do calendário ideal não considera nenhum tipo de restrição de recursos, o mais provável é que esse calendário tenha colocado, em simultâneo, atividades que competem na utilização dos mesmos recursos, o que conduzirá a uma sobre alocação do recurso que necessita ser corrigida. A técnica que permite corrigir este tipo de sobreposição de recursos é chamada, na gíria da gestão de projeto, nivelamento de recursos “resource levelling”.
 

O processo de estimar a duração de uma atividade utiliza informação fornecida pelos processos que lhe estão a montante (descrição do trabalho, tipo de recursos necessários e respetiva disponibilidade (calendário). A elaboração da estimativa de duração é um processo de elaboração progressiva, sendo a estimativa aperfeiçoada à medida que aumenta a quantidade e melhora a qualidade da informação disponível.

Para a correta elaboração da estimativa de duração das atividades é importante que se considere o impacto dos riscos identificados no processo de identificação do risco, ajustando as durações.

Como ferramentas do processo podemos usar, para além da avaliação de peritos, três outros métodos de estimação:

Estimativa por analogia – Usa a duração efetiva de uma atividade similar realizada no âmbito de um projeto anterior. Geralmente esta técnica é usada quando existe pouca informação de detalhe sobre uma determinada atividade. Obtêm-se melhores resultados quando as atividades são de facto similares e não só similares na aparência. Ao usar este método devemos ter em atenção não só o nome da atividade mas o trabalho que de facto é necessário ser executado, os recursos disponíveis e a envolvência de todo o projeto.

Estimativa paramétrica – É um método quantitativo que obtêm o resultado através da multiplicação da quantidade de trabalho pela produtividade dos recursos afetos. A produtividade dos recursos é obtida com base em dados históricos. Ao longo dos anos foram sendo desenvolvidos várias técnicas de estimação paramétrica. O PMBOK refere explicitamente a Estimativa por Ponto de Função e a Estimativa por Ponto de Caso de Uso. Em próximos artigos explicaremos cada uma destas técnicas em mais detalhe.

Método dos três pontos (PERT) – Permite melhorar a qualidade da estimação na medida em que possibilita a introdução do conceito de risco no processo de estimação. Trata-se de facto do resultado de 3 estimativas; Duração mais provável, duração otimista e duração pessimista.

O resultado final pode ser calculado pela média simples das 3 estimativas ou utilizando uma qualquer fórmula que permita ponderar mais qualquer um dos tipos de duração. Depois de concluir a estimativa, utilizando qualquer um dos métodos acima referidos, a equipa pode somar uma reserva de contingência de forma a fazer face à ocorrência de acontecimentos inesperados. No entanto esta reserva de contingência já está implícita na fórmula ponderada do método de estimação dos três pontos, pelo que, se usar este método para estimar a duração das atividades do seu projeto deverá equacionar com especial cuidado a necessidade de adicionar a reserva para contingência.

6.5 Estimar a duração por atividade.
Entradas	Ferramentas e Técnicas	Resultados
Registo de Riscos	Opinião Especializada	Requisitos de Recurso das Atividades
Documento de Âmbito	Estimativa por Analogia	Estimativas de Duração da Atividade
Calendário dos Recursos	Estimativa Paramétrica	Atualizações dos Documentos do Projeto
Plano Gestão do Calendário	Estimativa de Três Pontos (PERT)
Atividades do Projeto	Téc. De Decisão em Grupo
Declaração de Âmbito / Escopo do projeto	Análise de Reserva
Fatores Ambientais da Organização
Ativos de Processo da Organização

Artigo atualizado em 29-Jan-2016