Guia para Reuniões Eficientes e Evitar as REPONE

Os projetos são terrenos férteis para reuniões. Uma das tarefas importantes do gestor de projeto consiste em gerir corretamente o tempo ocupado em reuniões, garantindo a sua eficiência. A maioria dos projetos sofre de uma doença grave que dá pelo nome de Reunite.
 

As causas são múltiplas, desde logo porque essa doença está mais ou menos generalizada, fazendo parte da nossa tradição cultural. Esta Reunite tem como sintomas mais visíveis aquilo que, na gíria, chamamos de REPONE (Reunião de Porra Nenhuma). 

 
No final de 2010 a revista Única do Jornal Expresso trouxe um artigo engraçado sobre a doença da Reunite Aguda que afeta o nosso país “No país da Reunite Aguda”. Nesse artigo as REPONE são definidas como reuniões sem agenda prévia e/ou, sem os participantes terem conhecimento da agenda, e/ou sem os participantes se darem ao trabalho de se prepararem em função da agenda, não se cumprindo horários para começar, não se estabelecendo horários para acabar, e onde predomina a subjetividade.

“Diz Pedro Amorim, consultor da Hays Executive, especializado em Psicologia das Organizações que “uma reunião mal preparada reduz a produtividade da empresa e dos trabalhadores”. Aplicando esta máxima – que não deixa de ser já um lugar-comum – às escolas, podemos afirmar que reuniões de conselhos de turma, departamento, conselho pedagógico ou conselho geral, mal preparadas e mal dirigidas redundam numa absoluta perda de tempo e na incapacidade de se adotar soluções adequadas para os constrangimentos existentes e que nem tão pouco se tem a capacidade de identificar.”

Por mais estranho que vos possa parecer, as reuniões não são para discutir assuntos, as reuniões são para tomar decisões. Para discutir assuntos temos técnicas especiais de dinâmica e criatividade em grupo, sejam elas Brainstorming ou Focus-Group, que podem ou não passar pela necessidade de reunir os vários intervenientes na discussão.

As reuniões, como habitualmente as conhecemos, são o momento de tomar decisões. Para isso é necessário que os intervenientes saibam antecipadamente qual o assunto que vão ter de decidir, de forma a poder preparar-se adequadamente. A surpresa, nestes casos, não tem nenhum tipo de vantagem, e conduz a decisões superficiais, imaturas, não comprometedoras ou, frequentemente, a “quasi-decisões” que não são mais do que uma decisão aparente mas que de fato adia a decisão efetiva.

Como medida profilática altere o seu comportamento em relação às reuniões que marca. Em vez de marcar a reunião, reservando logo à partida 1 hora para a reunião, comece por criar a agenda. Defina os temas a tratar e o tempo que irá dedicar a cada tema (siga a regra de 5 a 10 minutos para cada assunto. Não se esqueça que o objetivo é tomar uma decisão, logo 5 a 10 minutos é suficiente para fazer o ponto de situação da questão em aberto, respetivas alternativas e decidir).

Se seguir esta metodologia, 5 minutos para cada assunto, e não deixar a reunião derrapar para discussões sobre o “sexo dos anjos”, verá que 30 minutos são mais do que suficientes para cada reunião. Multiplicando, pelo número de reuniões do projeto e pelos respetivos participantes, veja as horas que liberta para atividades mais produtivas.

Finalizo com uma lista de 10 princípios para reuniões eficientes. Distribua-os aos elementos da equipa de projeto e às restantes partes interessadas, logo no início do projeto, como parte das regras e boas-práticas que você, como gestor do projeto, pretende fazer cumprir.

1. Na convocatória, seja claro acerca dos objetivos da reunião;
2. Construa uma agenda sólida e concreta de forma a permitir aos participantes criar expetativas claras sobre o que irá ser discutido na reunião;
3. Defina o tempo (5 minutos) para cada assunto. Inclua esse tempo na agenda a divulgar. Calcule o tempo total da reunião com base na soma dos tempos de cada assunto;
4. Seja pontual no início e no fim da reunião;
5. Prepare a reunião antecipadamente. Exija que os outros intervenientes façam o mesmo;
6. Convoque só as pessoas estritamente necessárias;
7. Limite o tempo de cada assunto a 5 minutos. Durante a reunião force o respeito do tempo;
8. Se dois participantes começarem a discutir um determinado assunto durante mais de 5 minutos. Alerte-os para o fato de que aquela discussão deveria ter acontecido antecipadamente (para isso é que a agenda foi enviada); Retire o assunto da agenda e recalendarize;
9. Terminado o tempo para apresentação de cada assunto e respetivas alternativas. Tome uma decisão e passe ao tema seguinte;
10. No mais curto prazo de tempo após o fim da reunião divulgue pelas partes interessadas relevantes a ata da reunião na qual deve incluir: Os assuntos tratados; As decisões tomadas; As próximas ações, e; Os respetivos responsáveis.

Se seguir estes princípios, e habituar os que trabalham consigo a segui-los, verá que a generalidade das reuniões de projeto passa de 1 ou mais horas para cerca de 30 minutos. Para além disso verificará que as reuniões são muito mais produtivas e que o número de assuntos que se arrasta de reunião em reunião é muito menor. Multiplicando a redução obtida, pelo número de reuniões do projeto e pelos respetivos participantes, veja as horas que liberta para atividades mais produtivas.

Ainda sobre reuniões, mas agora numa vertente mais cómica e lúdica, consultem o artigo seguinte onde se propõe um jogo divertido para ocupar o tempo quando é obrigado a participar naquelas reuniões em que não sabe o que lá está a fazer.