PMBOK v6: 10.3 Controlar a Comunicação do Projeto

O processo de controlar as comunicações é responsável pela partilha de informação sobre o andamento do projeto por todos os interessados no projeto de modo a garantir que as necessidades de informação de todas as partes interessadas no projeto são correta e atempadamente atendidas.

Com a criação no PMBOK 5 de uma área de conhecimento específica para a gestão das expectativas dos interessados (13. Gestão de Espectativas dos Interessados), a gestão das comunicações ganhou um maior foco no controlo e disseminação do fluxo das informações do projeto.

Controlar as Comunicações do Projeto é um processo transversal ao ciclo de vida do projeto, que tem como objetivo a monitorização e o controlo do fluxo de partilha de informação sobre o andamento do projeto por todas as partes interessadas (stakeholders).

O tipo de informação, o meio usado e a periodicidade com que a informação é partilhada pelos diversos interessados ou grupos de interessados está definida no Plano de Gestão de Comunicações.

O controlo do fluxo de comunicação é um processo que permite ao gestor de projeto e á sua equipa, perceber se o plano de comunicação está a ser corretamente executado e se os objetivos de comunicação definidos, e identificar de forma pró-ativa, a necessidade de ações preventivas ou corretivas e eventuais oportunidades de introdução de melhorias.

No âmbito do PMBOK a gestão da comunicação do projeto segue a hierarquia DIKW (Data-Information-Knowledge-Wisdow) também conhecida por pirâmide do conhecimento. O sucesso da implementação desse modelo que permite transformar dados no conhecimento necessário à decisão depende essencialmente da confiança da equipa nos dados obtidos e no processo de análise que conduz á informação, e no apoio dos patrocinadores do projeto os quais têm em ultima análise a responsabilidade de apoiar, e defender perante a organização, as decisões que são tomadas no âmbito do projeto.

O que isto quer dizer em termos práticos é que os relatórios devem ser capazes de sintetizar tudo aquilo que é relevante para compreender o progresso do projeto, o que implica que a forma como os relatórios são desenhados, os indicadores e os gráficos que são apresentados, e os assuntos que são selecionados para serem apresentados com maior relevo, devem ser aqueles que melhor contribuem para a compreensão sobre o andamento do projeto. A seleção de informações que auxilie na formação de opinião, preferencialmente em uma única página (estilo tableau de bord), contribui de forma positiva para o sucesso do projeto.

Um processo de controlo de comunicação eficaz assenta na eficiência do processo de monitorização que lhe está a montante. O trabalho de monitoramento periódico e sistemático é essencial para a recolha da informação que é necessária para a comparação entre o planos de projeto que foram efetuados e a execução concreta das atividades do projeto.

As ferramentas e técnicas essenciais a realização do processo de controlo das comunicações do projeto são:

Sistema de Gestão de Informação - No âmbito dos processos relacionados com a comunicação do projeto o sistema de gestão de informação é o sistema da organização que disponibiliza um conjunto standard de ferramentas que o gestor de projeto utiliza para capturar, guardar e distribuir informação aos interessados no projeto sobre os custos, o progresso do calendário, e o desempenho.

Avaliação de Peritos - É a quem o gestor de projeto recorre para avaliar o impacto das comunicações do projeto, e a necessidade de efetuar ações ou intervenções para tornar a comunicação mais eficiente e eficaz.
 
Reuniões - O controlo da comunicação exige que se realizem múltiplas reuniões para avaliar com a equipa e muitos dos restantes interessados no projeto, aquilo que está menos bem e o que necessita de ser corrigido.