O que é um PMO (Project Management Office aka Escritório de Projeto)?

Ainda há bem poucos anos os projetos desempenhavam na organização um papel essencialmente operacional, na maioria das vezes restrito às tecnologias de informação e aos serviços de atendimento e apoio ao cliente. No entanto a gestão de projetos e, consequentemente, a profissão de gestor de projetos, têm vindo, a assumir um papel cada vez mais importante nas organizações, à medida que a gestão de projetos evolui e ganha maturidade.

Esta evolução foi acompanhada da criação em muitas organizações de Escritórios de Projeto / Project Management Office (PMO). 

Continue a ler para saber: O que é? Quais as funções que desempenha no contexto da gestão organizacional de projetos? e, Quais os primeiros passos a dar para criar um Escritório de Projeto / Project Management Office na sua organização.

Depois de um primeiro momento em que os projetos eram encarados como uma forma nova de trabalhar circunscrita a áreas muito especificas da empresa, atualmente a grande maioria das organizações encaram os projetos de uma forma muito mais abrangente. Claro que ainda continuamos a ter projetos de ênfase operacional ou departamental mas, para muitas organizações, os projetos são hoje uma ferramenta essencial para a execução da estratégia da organização.

A acompanhar esta evolução esteve a criação, mais ou menos generalizada, de Escritórios de Projeto Organizacionais / Project Management Office (PMO), os quais são responsáveis pela consolidação, e utilização uniforme, das boas-práticas em gestão de projetos, assumindo muitas das vezes, numa ótica de programa ou portfólio de projetos, a gestão dos projetos mais importantes.

Nessas organizações a gestão de projetos não é só uma questão de conhecimento sobre como executar um projeto (vertente tática e operacional) mas tem igualmente uma vertente estratégica e transversal à organização. Os projetos que são ferramentas de execução da estratégia da organização devem ser selecionados tendo por base o impacto e o valor que aportam à organização como um todo e/ou aos seus clientes.

 

Essa vertente estratégica tem levado as organizações a empenhar-se em projetos com cada vez maior dimensão e importância, os quais devem ser selecionados com base na avaliação do valor global que aportam e do seu contributo para a prossecução de um ou mais dos objetivos estratégicos da organização. O ROI do projeto (retorno do investimento) deve ser analisado, na medida em que é através dele que se avalia a importância do projeto para o cliente, mas é igualmente importante proceder à avaliação das implicações que o projeto terá para o negócio global da organização.

A importância do PMO, e a posição que o seu diretor assume na estrutura hierárquica da organização (faz parte do conjunto de diretores de topo em igualdade de circunstancias com os responsáveis pelas restantes áreas funcionais da organização), atribuem à gestão de projetos essa vertente estratégica que anteriormente não lhe era reconhecida.

O que é um Escritório de Projetos / Project Management Office (PMO)

Na sua definição mais simples um PMO é um grupo de pessoas ou departamento de uma organização que é responsável pela definição e manutenção de padrões de gestão de projetos. Note-se que numa organização menor dimensão, ou numa organização em que o PMO está a dar os primeiros passos, o Escritório de Projetos pode ser constituído por uma ou duas pessoas, habitualmente aquelas que, na organização têm mais experiência e maior nível de formação em gestão de projetos.

 

Quais as Funções do Escritório de Projetos / Project Management Office (PMO)

 

No início o PMO pode ser responsável por definir os conceitos e os processos de gestão de projetos que a empresa vai usar (o standard da empresa) e de divulgar esses conceitos e processos por toda a organização.

Depois, há medida que a organização vai reconhecendo as vantagens de ter um PMO as suas funções podem ir crescendo progressivamente:

• Gestão do Portfólio de Projetos: O que pode implicar a mera participação na gestão do portfolio ou a totalidade da responsabilidade pela criação, seleção dos projetos a incluir e sua gestão.
• Gestão de recursos: Os gestores de projeto dependem hierarquicamente do PMO e é o diretor do PMO que define a sua alocação aos diferentes projetos que são realizados na organização
• Gestão concreta dos projetos mais importantes
• Elaboração dos templates de suporte aos processos de gestão de projetos, seleção das ferramentas adequadas ao tipo de projetos que a organização executa
• Formação, Treino e mentorização dos gestores de projeto da organização. Avaliação de desempenho e processos de desenvolvimento de carreira.

 

Qual a importância do Escritório Projetos / Project Management Office (PMO) para os Gestores de Projeto

A existência de um PMO numa organização é, só por si, um sinal da importância que essa organização atribui à profissão de gestor de projeto. Para além disso um PMO é um ótimo fórum de discussão e partilha de opiniões entre gestores de projetos e outros interessados o que é determinante para o aumento e generalização do conhecimento sobre gestão de projeto pela organização.

A existência de um PMO permite aos gestores de projeto:

• Trabalharem num ambiente de elevada maturidade em gestão de projetos
• Obter ajuda e aconselhamento (mentorização e coaching) sempre que necessário
• Evoluir na carreira

Bons Projetos

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