Consequências da Confusão Entre Ciclo de Vida do Projeto e Grupos de Processo

Um dos erros frequentes que os gestores de projeto iniciantes fazem, quando leem o PMBOK, é o de não entenderem a diferença que existe entre o conceito de Ciclo de Vida de Projeto, e o conceito de Grupo de Processos de Gestão.
         
Essa falta de compreensão faz com que seja vulgar ouvir dizer, até a gestores de projeto com alguma experiência, que o PMBOK agrupa os seus processos de gestão de acordo com a fase do ciclo de vida do projeto em que o processo é executado quando, na verdade, o PMBOK agrupa os processos com base no inter-relacionamento que existe entre eles.
                  
Outro erro frequente é ouvir falar em "Ciclo de Vida de Gestão de Projetos" conceito que não existe e que demonstra bem é a confusão que vai na cabeça de muitas pessoas que se intitulam gestores de projeto. 



A confusão entre estes dois conceitos "Ciclo de Vida de Projeto" e "Grupo de Processos de Gestão de Projeto" é tão comum que o PMBOK v5 lhe dedicou alguns parágrafos para, de uma vez por todas, deixar claro que, apesar das similitudes de nomenclatura, os dois conceitos são absolutamente distintos, e que é necessário deixar sempre bem claro, quando falamos de: Inicio, Planeamento, Execução, Monitorização e Controlo, Fecho - se estamos a descrever o Ciclo de Vida, que o PMBOK propõe que se use como um ciclo de vida genérico aplicável a um conjunto relativamente alargado de tipos de projeto diferentes, ou se estamos a falar dos 5 Grupos de Processos de Gestão em que o PMBOK v5. agrupa os 47 processos que integram a metodologia de gestão de projetos proposta.
 
Não perceber que, na ótica do PMBOK, Grupo de Processo de Gestão e Ciclo de Vida de Projeto são conceitos diferentes, não permite compreender algo que é central à metodologia e que consiste no facto de que os grupos de processos foram desenhados para que se possam repetir em cada uma das fases do ciclo de vida do projeto.
  

O PMBOK v5 deixa isso muito claro quando diz que "Os Grupos de Processo não são fases do projeto". Projetos de grande dimensão ou complexidade podem ser separados em fases ou sub-projetos distintos, tais como Estudo de viabilidade, Desenvolvimento de conceito, Criação de um protótipo, Criação do produto completo, Testes, etc. Quando um projeto é dividido nesta sequência de fases ou de sub-projetos, e se cada uma dessas fases ou sub-projeto forem geridos de acordo com a metodologia do PMBOK, então será natural que todos os processos de cada um dos Grupos de Processos do PMBOK sejam repetidos em cada uma dessas fases ou sub-projeto.

O gráfico abaixo explica um pouco melhor o que queremos dizer. As organizações têm permanentemente múltiplas solicitações para iniciar projetos e devem dispor de um processo de seleção (na imagem, um funil) que garante que só os projetos que trazem mais beneficios à organização serão executados.

Seleção e Grupos de Processo para Gestão de Projetos

Os projetos iniciados na organização têm um determinado ciclo de vida. Esse ciclo de vida depende de múltiplos fatores sendo que os mais comuns são (o tipo de projetos que a organização habitualmente realiza, a sua cultura organizacional e o seu nível de maturidade para a gestão de projetos). Estes fatores determinam o ciclo de vida, isto é os passos (fases) pelos quais o projeto irá passar desde o seu inicio até à sua conclusão.

Existem centenas de ciclos de vida de projeto diferentes (no limite cada organização pode ter o seu) mas todos eles podem ser geridos usando a metodologia do PMBOK bastando para isso que, em cada fase do ciclo de vida, se aplique a estrutura que o PMBOK define para os diferentes grupos de processo.

Ciclo de Vida de Projeto versus Grupos de Processos de Gestão de Projetos

Ou seja, o ciclo de vida do projeto descreve os passos (as fases) pelas quais o projeto tem de passar desde que é iniciado até que o seu resultado está pronto para ser entregue. Os Grupos de Processo do PMBOK descrevem o que tem de se fazer em cada uma dessas fases de forma a que o projeto seja adequadamente gerido.

Dito por outras palavras, o ciclo de vida do projeto é algo especifico do tipo de projeto que está a executar enquanto o Grupo de Processos agrupa processos genéricos de gestão de projetos que se aplicam à generalidade dos projetos.

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