PMBOK v5: 10.2 Gerir as Comunicações do Projeto

Durante o planeamento da gestão da comunicação (10.1 Planear a Gestão da Comunicação do Projeto) preocupamo-nos em obter as respostas a 4 ou 5 questões que são fundamentais para garantir que, durante a execução do projeto, os diversos interessados recebem, atempadamente, a informação que, para eles é relevante, para o conhecimento sobre o estado atual das atividades do projeto.
As perguntas que devemos fazer para criar um bom plano de comunicação do projeto são as seguintes:
O quê? Que tipo de informação sobre a execução do projeto deve ser enviada
A Quem? A que interessado, ou grupo de interessados (Stakeholders), a informação deve ser enviada
Quando? Com que periodicidade essa informação deve ser enviada
Como? Em que formato, e em que suporte físico, a informação deve ser disponibilizada


Adicionalmente é importante perceber o tipo de comunicação que devemos promover com cada um dos interessados ou grupos de interessados, isto é, decidir se determinado canal de comunicação deve ser Unidirecional (enviamos a informação e não necessitamos de feedback e a comunicação tem por objetivo manter o recetor atualizado em relação ao estado do projeto) ou Bidirecional (nos casos em que o feedback das pessoas a quem a informação foi enviada é importante para nos ajudar na execução do projeto).
Para decidir o tipo de comunicação que devemos manter com cada interessado ou grupo de interessados, é necessário que tenhamos um bom conhecimento sobre quem são os interessados do projeto (Stakeholders), quais são as suas expetativas em relação ao projeto, e qual é a importância que o contributo de cada um deles têm para o sucesso do nosso projeto. Toda esta informação deve ser recolhida no âmbito do processo 13.1 Identificação das Partes Interessadas (Stakeholders)
Uma vez criado um bom plano de gestão de comunicações do projeto, ele será posto em prática no decurso da fase de execução do projeto. O processo do PMBOK que coloca em prática o plano de comunicação do projeto é o processo 10.2 Gerir as Comunicações.
Gerir as comunicações do projeto inclui as atividades: Coleta de dados; Preparação da informação; Distribuição da informação; Armazenamento da informação.
A informação relativa ao projeto pode ser de diferente tipo:

  • Estado Atual do Projeto (Por exemplo, atividades realizadas e comparação com o planeado, controlo orçamental, custos, informação sobre qualidade, etc.)
  • Registo de Problemas (Problemas em aberto, impacto no desempenho do projeto, ações de resolução em curso)
  • Alterações da Linha Base
  • Previsões ou Revisão das Previsões
  • Situação e Atualização dos Riscos
  • Atas de Reuniões
 
Para executar as atividades incluídas no processo de gerir a comunicação do projeto necessitamos de ter disponível dados relativos á execução do projeto, que são um dos resultados do processo 4.4 Monitorizar e Controlar o Trabalho e, como é óbvio, de conhecer o plano de gestão da comunicação para sabermos a quem devemos enviar a informação e como o devemos fazer (qual o meio a usar e com que periodicidade).



 


Como resultado do processo temos a distribuição da informação pelos diversos interessados do projeto e, nos casos em que isso seja importante para o sucesso do projeto, a recolha do respetivo feedback. Em caso de necessidade a realização do processo de gestão da comunicação do projeto pode ter como resultado a atualização do plano de gestão do projeto, dos ativos de processos organizacionais e de outros documentos do projeto.

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