5 Conselhos Para Gerir Equipas Remotas e Virtuais

Equipas virtuais é a designação que, habitualmente, se atribuí a equipas constituídas por pessoas que estão sediadas em localizações distintas o que inviabiliza, ou dificulta, a existência de contactos presenciais.

Como em qualquer equipa, elas são criadas para dar resposta a um determinado objetivo e são compostas por pessoas com aptidões e capacidades distintas, mas que são as julgaddas necessárias para a definição da solução, e para a concretização das atividades que terão de ser executadas.


Devido ao facto de as pessoas que integram essas equipas estarem dispersas por diversas localizações e terem de realizar atividades que, na maioria das vezes, são interdependentes e estão interrelacionadas, faz com que seja necessário encontrar formas não convencionais para executar as tarefas que lhes estão atribuidas no ambito das atividades do projeto.

Vantagens das Equipas Virtuais

A utilização de Equipas Virtuais possibilita que colaboradores da mesma organização, mas de diferentes zonas geográficas, trabalhem conjuntamente. Esta possibilidade traduz-se não só numa maior capacidade para otimizar os recursos da organização (por exemplo, projetos a decorrer no país X, podem usar aptidões de recursos que a empresa não tem disponível nesse país, mas que existem numa outra região geográfica onde a empresa atua).

Outra vantagem que habitualmente é apontada às equipas que funcionam de forma virtual é a possibilidade de, usando recursos em várias localizações geográficas poderem, aproveitando as diferenças horárias, implementar modelos de trabalho que se assemelham aos modelos de trabalho por turnos, sem terem de sofrer os inconvenientes que esse tipo de horário de trabalho acarreta quando é aplicado a pessoas numa mesma localização (por exemplo, perda de produtividade a prazo, devido ao cansaço e à desregulação dos ciclos circadianos ou o aumento dos custos inerente ao trabalho por turno).
Também é possível obter ganhos financeiros através do aumento da produtividade, não só pelo fator anteriormente referido, mas também pela maior flexibilidade de horário que o trabalho em equipas virtuais permite, possibilitando mais facilmente que os elementos da equipa tenham a oportunidade de trabalhar nos momentos em que a sua produtividade é maior.

Contudo, como é evidente, a capacidade para aproveitar estas vantagens depende da capacidade para estruturar e planear o trabalho a efetuar tendo em mente as especificidades apontadas. Um plano elaborado para ser implementado por uma equipa em co-localização, precisará, na maior parte das vezes, de bastantes alterações para poder aproveitar as vantagens que a distribuição geográfica pode proporcionar.

Principais Dificuldades Na Gestão de Equipas Virtuais

A impossibilidade de estabelecer contactos presenciais, e a obrigatoriedade de realizar a comunicação através de ferramentas como a audio-conferência e a videoconferência, é o obstáculo comummente mais referido quando se discute o tema das equipas virtuais. Acresce que, a forte dependência da tecnologia, como meio de suporte ao trabalho e à comunicação, acarreta um potencial custo acrescido.

É verdade que muitas organizações já promovem a mobilidade no trabalho e que portanto, muitos dos seus trabalhadores já dispoe dos meios indispensaveis à realização de teletrabalho. Por outro lado, muitas vezes, esse aumento de custo que deriva da necessidade de garantir os meios que permitam a conectividade entre as pessoas é mais que compensado pela redução dos custos inerentes à utilização dos espaços de escritórios anteriormente usados. Contudo muitas organizações transitam gradualmente para ambientes de trabalho distribuído sem cuidarem de avaliar quais, e como, podem reduzir os custos decorrentes do abandono progressivo das anteriores formas de trabalho.

Perante a existência de diversidade cultural, podem ocorrer conflitos entre os elementos da equipa. Isso acontece porque os hábitos e os valores podem ser de tal forma diferentes que o entendimento se torna difícil, senão mesmo impossível. Contudo essas diferenças culturais também podem representar uma vantagem, pois adicionam outras visões que podem ser enriquecedoras para o projeto.

O processo de aculturação, isto é, o ajustamento e adaptação a uma cultura especifica que não seja a própria, é uma das chaves para o sucesso das operações internacionais, e para o êxito na implementação de equipas virtuais. Convém referir que, devido ao mencionado processo de aculturação, quanto mais forte for a cultura da organização, menos se farão sentir os eventuais impactos adversos que a diversidade culturas nacionais podem acarretar. Contudo, e mesmo que em menor dimensão, o inverso também é verdade e uma cultura organizacional forte que “normalize” e remeta para segundo plano as especificidades das culturas nacionais terá como consequência a incapacidade para aproveitar qualquer vantagem que o multiculturalismo pudesse representar para o projeto

Nas equipas tradicionais existe um espaço físico onde a equipa se encontra para as reuniões ou simplesmente para trabalhar, já nas equipas virtuais, esses espaços não existem. Esta realidade tem como consequência que os elementos da equipa trabalham sozinhos o que pode gerar uma sensação de isolamento. Como não há interação pessoal entre os elementos da equipa, ou até mesmo com outros colaboradores da organização, aumentam as barreiras ao estabelecimento de relações de confiança mútua, o que pode ter um impacto muito negativo na produtividade e na capacidade da equipa para criar soluções inovadoras (ver o artigo sobre o papel da confiança na capacidade de colaboração e de trabalho em equipa).

Conselhos Para Gerir Equipas Virtuais

As vantagens e inconvenientes referidos anteriormente evidenciam que não é possível gerir, adequadamente e de forma produtiva, equipas em ambiente virtual e equipas que tem condições para trabalhar presencialmente.

Outra das conclusões que podemos retirar é a de que, a simples disponibilização de recursos tecnológicos, podendo mitigar temporariamente os problemas acima mencionados, não é, por si só, capaz de os resolver e também, por si só é insuficiente para concretizar todas as vantagens que são potencialmente inerentes no funcionamento das equipas virtuais.

Assim sendo deixamos a seguir algumas indicações que o ajudarão a gerir, de forma mais eficiente e eficaz, as suas equipas virtuais:

1-Use uma Plataforma Colaborativa Comum

Selecione uma plataforma tecnológica que disponha das funcionalidades adequadas aos hábitos de trabalho da sua equipa. Garanta que todos os elementos da equipa têm, no local em que trabalham, as condições técnicas necessárias para poderem usufruir das funcionalidades de que necessitam. Por exemplo, se alguns dos elementos da sua equipa usam equipamentos Apple, então não é boa ideia escolher uma plataforma tecnológica que só permita a partilha do ecrã em ambientes Windows.

A largura de banda adequada; A estabilidade e a velocidade da rede de comunicação; Um local calmo e sossegado para trabalhar, e; Computadores com dois écrans são alguns outros requisitos que devem estar presentes para garantir, a todos os elementos da equipa, as adequadas condições de trabalho.

Idealmente todos os elementos da equipa devem ter tido previamente treino e a experiência adequada no uso da plataforma colaborativa que estão a usar. Caso isso não aconteça cabe ao gestor de projeto providenciar essa formação, sendo que a melhor maneira de o fazer é usar, nas sessões virtuais de reunião que promove, a maior diversidade possivel dos recursos que a plataforma técnológica disponibiliza. Não se limitar a alguns poucos recursos a que está habituado, permite demonstrar e dar exemplos que serão muito uteis para a restante equipa.

2-Otimize o Processo de Comunicação

Trabalhar em isolamento potência as incompreensões e os mal-entendidos. O processo de comunicação é complicado e, mesmo com toda a tecnologia ao nosso dispor, nem sempre esta permite substituir sem inconvenientes as conversas presenciais e a comunicação face a face. Por outro lado, ao trabalharmos longe da restante equipa, temos automaticamente a tendência para reduzir os contactos ao essencial, e para aumentar a nossa autossuficiência. E isso não é necessariamente bom nem produtivo.

Num ambiente de equipa virtual, e sobretudo à medida que o tempo passa, as reuniões programadas vão perdendo a sua eficácia. Uma forma de ultrapassar isso é tentar que as pessoas da equipa se mantenham em contacto permanente, por vídeo ou áudio, durante uma parte importante da jornada de trabalho. Quando as diferenças de fuso horário são um obstáculo, é importante que, diariamente, e durante uma ou duas horas, o máximo número de pessoas da equipa consigam estar ligados em simultâneo, e a trabalhar em conjunto.

3-Escolha um Gestor de Projeto Experiente e Com Carisma

Aplica-se à generalidade dos projetos, independentemente da forma como terão de ser geridos, mas no caso dos projetos virtuais é uma regra crucial para o sucesso na gestão do trabalho a realizar pela equipa.

Um gestor de equipa nunca deve ser escolhido unicamente com base nos seus conhecimentos técnicos. Para gerir adequadamente um projeto, e para gerir adequadamente uma equipa de projeto em ambiente virtual, o gestor de projeto deve ser um Líder Servidor, ter uma personalidade empática e saber utilizar um conjunto de competências interpessoais dentre as quais se destacam as seguintes: Comunicação e Gestão de Expectativas; Gestão e Resolução de Conflitos; Resiliência e Perseverança.

4-Mantenha-se a Unidade e a Coordenação Entre os Elementos da Equipa

Tente manter a equipa com não mais do que 5 a 6 elementos. Se a sua equipa de projeto for de maior dimensão, tente dividi-la em subequipas autónomas. Tanto quanto possível assegure que seleciona para a sua equipa pessoas que já se conhecem, que estão habituadas a trabalhar em conjunto e, mais importante, que se dão bem a trabalhar em conjunto. Se os elementos da sua equipa forem relativamente desconhecidos uns dos outros, assegure-se que todos sabem quais as áreas de especialidade de cada um dos outros.

Assegure-se que, desde o início, os objetivos e as prioridades do projeto são conhecidas por todos e que todos compreendem a importância de que o projeto se reveste.

5-Crie Autonomia de Funcionamento

Se a comunicação é mais difícil a autonomia de funcionamento deve ser maior. Para que a autonomia seja grande, a equipa deve ser constituída por pessoas habituadas a assumir responsabilidades e a quem foi dado completo conhecimento sobre o propósito do projeto e os objetivos que se pretendem atingir. Para além disso é importante que cada um dos elementos da equipa sinta que tem a autoridade necessária para tomar decisões e consciência plena de quais os limites que deve auto-impor-se.

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