PMBOK v6: 13.3 Gerir o Envolvimento dos Interessados
As organizações selecionam e executam projetos essencialmente com dois tipos de motivação: 1) resolver problemas (por ex. ineficiências internas que originam excesso de custos), ou; 2) aproveitar oportunidades (por ex. criar um novo produto que se pensa ser do agrado, e que pode ser vendido, a um determinado segmento de clientes).
Os interessados do projeto, indivíduos ou grupos, são múltiplos e podem ter interesses distintos e muitas das vezes conflituantes em relação à execução do projeto ou em relação aos seus resultados. Um fator importante para o sucesso de cada novo projeto está na capacidade, do gestor de projeto e da sua equipa, para fazer entender ás pessoas que vão ser afetadas (os interessados/stakeholders do projeto) qual a causa que está na origem do projeto, e qual a importância dessa causa para a organização e para os interesses particulares de cada grupo ou individuo, de forma a que estes aceitem contribuir para as atividades constantes do plano do projeto e/ou fazer um esforço para se adaptarem à nova realidade que o resultado do projeto impõe.
Gerir o Envolvimento dos Interessados é o processo de comunicação e trabalho com os diferentes indivíduos ou grupos de interessados com o objetivo de satisfazer as suas necessidades e/ou expectativas, resolver problemas, e fomentar a sua participação nas diversas atividades ao longo do ciclo de vida do projeto.
O diagrama seguinte representa o fluxo de dados relativo ao processo 13.3 Gerir o Envolvimento dos Interessados. De forma a manter permanentemente alinhadas, expectativas dos diversos interessados em relação aquilo que vai sendo feito no projeto é necessário que seja mantido um processo de comunicação regular que permita fazer chegar a todos a informação de que têm necessidade, no momento correto, isto é, quando precisam dela para tomar uma decisão ou formar uma opinião, e num formato que torne essa informação percetível e adequada às respetivas necessidades. Que informação, a quem vai ser disponibilizada, quando e por que meios, são questões que constam do plano de comunicação do projeto.
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| Gerir o Envolvimento dos Interessados - Diagrama de Fluxo de Dados |
Uma segunda fonte de informação importante é o processo 4.5 – Realizar o Controlo Integrado das Alterações. Os planos do projeto criam-se para adquirir conhecimento sobre o produto ou serviço que queremos construir e a melhor forma de o fazer, e para que tenhamos um “fio condutor” que nos trace um caminho.
Contudo, ao longo da execução iremos ter necessidade de incorporar conhecimento recentemente adquirido, responder a ocorrências não previstas, a riscos que se materializam. Alguns destes acontecimentos irão exigir alterações às características (funcionalidades) do produto ou serviço que estamos a criar e aos planos do projeto. Essas alterações deverão ser analisadas e decididas no âmbito do processo definido pelo Controlo Integrado de Alterações e devem ser comunicadas aos interessados relevantes de forma a que eles possam fazer os seus juízos de valor e ajustar as suas expectativas ao que está a ser construído.
O terceiro processo que é relevante para que se possa Gerir o Envolvimento dos Interessados é o processo 13.2 – Planear a Gestão dos Interessados o qual tem como objetivo desenvolver estratégias para anular eventuais resistências das partes interessadas em relação ao projeto e garantir o seu envolvimento, nos moldes adequados ao sucesso do projeto.
O diagrama e a tabela abaixo apresentam a informação que é necessária para Gerir o Envolvimento dos Interessados, as ferramentas e técnicas que são usadas e os resultados do referido processo.
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| Gerir o Envolvimento dos Interessados - Entradas, Ferramentas e Técnicas e Resultados |
Como o nome indica, Gerir o Envolvimento dos Interessados é
um processo assente no contacto, na comunicação e na persuasão, com todos os
intervenientes do projeto pelo que, para além dos Métodos
de Comunicação as aptidões de relacionamento interpessoal e as aptidões de
gestão são fundamentais para que se consigam obter os resultados desejados.
Bons projetos.
