Organize-se Para Gerir as Atividades do Projeto

Tem uma lista de de coisas a fazer e utiliza-a frequentemente? Ser organizado é uma das capacidades básicas que um bom gestor de projetos deve dominar. No entanto, mesmo para as pessoas que são organizadas por natureza, manter-se organizado no decurso de um projeto não é uma tarefa fácil pelo que deixamos aqui algumas dicas que o irão ajudar a controlar as atividades do projeto.

1) Use uma Lista de Coisas a Fazer

 
Esqueça os post-its no monitor ou as notas rabiscadas em pedaços de papel. O que é preciso é uma verdadeira lista de coisas a fazer, se possível organizada entre coisas urgentes , importantes, não urgente, não importante. Depois pode começar a sofisticar e atribuir prioridades ás tarefas que tem para desempenhar e uma duração expectável para as realizar. Assim conseguirá controlar o tempo e perceber se as atividades planeadas estão adequadas ao tempo que tem disponível, se está a ser muito centralizador e se necessita delegar mais atividades.

 

2) Priorize as Suas Atividades

 
Criar uma lista de atividades é uma grande ajuda. O problema é que depressa essa lista cresce e vai perdendo utilidade porque o mero registo daquilo que temos que fazer evita que nos esqueçamos das coisas mas não nos ajuda a ser eficientes. Para que a lista seja realmente útil ela deve incluir a prioridade das atividades a realizar. Existem duas formas de priorizar as atividades que temos para realizar: As que são urgentes e as que são importantes.

Atividades urgentes são coisas que necessitam de ser feitas imediatamente (Por exemplo um pedido do promotor do projeto para que lhe envie o ponto de situação do projeto). Uma atividade importante não tem de ser feita imediatamente, mas tem de ser executada porque é essencial para o sucesso do projeto e deve constar da lista para que não seja esquecida. Claro que uma determinada atividade pode ser urgente e importante em simultâneo e que a prioridade que é atribuída ás diferentes atividades pode mudar de um dia para o outro.
 

3) Aprenda a Delegar Responsabilidades

 
Um dos grandes desafios que os gestores de projeto enfrentam consiste na capacidade de saber delegar responsabilidades garantindo que as tarefas são feitas por outros. Quando é nossa responsabilidade, sabemos o que temos de fazer, mas quando pretendemos que o trabalho seja feito por outros por vezes precisamos de andar atrás dessas pessoas para que as coisas apareçam feitas, mesmo que aquilo que tem de ser feito tenha ficado escrito nas conclusões de uma qualquer reunião.
 

Contudo os projetos fornecem ótimas oportunidades de aprendizagem e de desenvolvimento pessoal e de trabalho em equipa, por isso pense em quais das suas atividades pode delegar em terceiros, e quem serão as pessoas da sua equipa às quais deve atribuir mais responsabilidades, ajudando-os a desenvolver as suas aptidões.
 

4) Controle O Seu Tempo

Um gestor de projeto que não consegue gerir o seu tempo nunca conseguirá gerir o tempo dos outros. Experimente tomar nota das atividades que executa ao longo de um dia e do respetivo tempo gasto em cada uma delas. Seja pormenorizado e não se esqueça de anotar as deslocações, as pausas para café, o tempo consumido a ver as suas diferentes caixas de e-mail ou as suas páginas nas redes sociais. Ficará surpreendido com o tempo que essas "pequenas" coisas consomem. Se quiser use o seu custo / hora e veja quanto custam à sua organização essas pequenas coisas.

O controlo efetivo do tempo despendido em todas as atividades realizadas permite-nos ter uma noção mais clara sobre a forma como ocupamos o nosso tempo e são uma ferramenta fundamental para melhor a sua produtividade.

Bons Projetos

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