Ciclo PDCA de Deming - Melhoria da Qualidade

O ciclo PDCA, ciclo de Walter A. Shewhart ou ciclo de Deming, foi definido por Shewhart na década de 20 do século passado, mas só teve uma verdadeira divulgação após a II guerra mundial quando, por volta do ano de 1950, Deming o começou a usar na industria japonesa.

     

O Ciclo PDCA, tem como foco principal a melhoria continua e é uma ferramenta de gestão utilizada por empresas em todo o mundo, com o principal objetivo de tornar os seus processos da gestão mais ágeis, claros e objetivos. O PDCA é aplicado principalmente para redefinir os sistemas de gestão sendo um instrumento para a obtenção progressiva de melhores níveis de gestão e pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, e em qualquer área ou departamento.

A primeira fase do ciclo consiste no Planeamento (PLAN), estabelecer a visão, os objetivos (metas) e os procedimentos e processos (metodologias) necessárias para atingir os resultados pretendidos. Segue-se a fase da Execução (DO) isto é, concretizar o que foi planeado realizando a ação ou ações que constam do plano que criou. A terceira fase é a Verificação (CHECK) que consistem em monitorar e avaliar periodicamente os processos que está a realizar e os resultados que estão a ser obtidos confrontando-os com os objetivos e as especificações que constam do plano. A ultima fase é a Ação (ACT) a qual consiste em agir de acordo com a verificação. Se a verificação detetar desvios em relação ao planeado, a execução deve ser alterada de forma a melhorar a eficiência e a eficácia da execução corrigindo as falhas detetadas.

Atingidos os objetivos que estavam planeados dá-se inicio de imediato a um novo ciclo de melhoria. A aplicação sistemática e continua destes ciclos de melhoria permitem às organizações encetar processos longos de melhoria progressiva durante os quais, as melhorias anteriormente implementadas servem de base às melhorias futuras.
     

À medida que os ciclos de melhoria se vão sucedendo a maturidade dos processos vai sendo incrementada, e a organização consegue operar de forma mais eficiente e eficaz.

Vejamos com um pouco mais de detalhe cada uma das fases do ciclo PDCA de Deming.

PLANEAR (PLAN)

Nesta fase, devem estabelecer-se as metas e/ou identificar os elementos causadores do problema e que impedem o alcance das metas desejadas. Esta fase é estabelecida com bases nas diretrizes da empresa. Ao traçarmos o plano deveremos ter em atenção as seguintes três questões:

• Estabelecer os objetivos, isto é as metas que queremos atingir;
• Estabelecer o caminho que precisamos de seguir para atingir esses objetivos;
• Decidir quais os métodos que deverão ser usados para consegui-los.

Quando se fala em melhoria de qualidade existem dois tipos de objetivos (metas) que podemos definir:

1) Metas para manter ou metas padrão

Uma meta padrão é, por exemplo, atender o telefone sempre antes do terceiro toque. Ao definir este objetivo diríamos que a empresa pretende atingir um padrão de atendimento telefónico. Um outro exemplo de uma meta padrão é, por exemplo, pagamento a fornecedores no prazo máximo de 30 dias.

Estabelecidos os objetivos é necessário criar o plano que permitirá à organização atingi-los. A esse plano chama-se habitualmente Procedimento Operacional Padrão (POP). O conjunto de procedimentos operacionais padrão constitui o planeamento operacional da empresa.

2) Metas para melhorar ou objetivo de melhoria

Um objetivo de melhoria pode ser, por exemplo, reduzir o desperdício definindo-se que, no prazo de um mês o desperdício deve reduzir-se de 100 para 90 unidades. Um outro exemplo de um objetivo de melhoria pode ser: Aumentar a produtividade em 15% até ao final do primeiro semestre do ano.

Habitualmente para atingir objetivos de melhoria a "maneira de trabalhar" da organização deve ser modificada o que implica quase necessariamente a modificação dos Procedimentos Operacionais Padrão que estiverem em uso na organização.

EXECUTAR O PLANO (DO)

Nesta fase executam-se todas as atividades que foram previstas no plano, as quais devem ser executadas exatamente como foram planeadas.

Neste passo pode ser abordado em três pontos importantes:

• Treinar as atividades que necessitam de ser executadas
• Executar essas atividades
• Recolher os dados para verificação do processo

VERIFICAR OS RESULTADOS (CHECK)

Quando o plano é colocado em prática, é necessário monitorar e avaliar constantemente os resultados obtidos com a execução das atividades. Avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planeado, com objetivos, especificações e estado que se pretende atingir, consolidando as informações e, eventualmente, produzindo relatórios específicos.

Verificar o processo e avaliar os resultados obtidos consiste em:

• Verificar se o trabalho está a ser realizado de acordo com o que está definido
• Verificar se os valores medidos variaram, e comparar os resultados com o padrão
• Verificar se os itens de controle correspondem com os valores dos objetivos.

AÇÕES CORRETIVAS (ACT)

Nesta ultima fase do ciclo são tomadas as medidas que forem necessárias para responder ao resultados das avaliações e dos relatórios que resultaram da fase de verificação. Em relação a todos os desvios detetados face aos padrões definidos, é necessário investigar as causas e tomar ações para as prevenir e para o corrigir.

Como notas finais, os responsáveis pelos projetos de melhoria de qualidade devem ter o cuidado de:

• Fazer sem planear
• Definir metas sem as quantificar em termos de valor a atingir e tempo para atingir esses resultados
• Definir metas sem definir o processo que será seguido para as atingir
• Definir metas e não preparar os funcionários para executar os métodos e processos que são necessários para os atingir
• Fazer e não verificar
• Planear, fazer, verificar e nao atuar corretivamente sempre que isso se mostre necessário
• Executar o ciclo uma vez e parar o processo.

Como conclusão nunca é demais referir que a execução do ciclo introduz melhorias e com isso altera-se o ambiente em que a organização funciona. Essa alteração leva a organização para um patamar superior de qualidade dos processos de gestão, mas também cria oportunidades para novos ciclos.  Por este motivo, a ferramenta apresentada deve ser encarada como um processo contínuo em busca da qualidade máxima requerida por um procedimento ou produto.

Bons Projetos

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