PMBOK v6: 7.1 - Planear a Gestão de Custos do Projeto
Planear a gestão de custos do projeto é o processo em que se define a forma como os custos do projeto irão ser planeados, geridos, executados e controlados. Definir a forma consiste em estabelecer as políticas, os processos, e a documentação que é necessária e que suportará todos os processos de gestão dos custos do projeto.É durante este processo que, por exemplo, se define quem tem autoridade para aprovar aumentos de custos (políticas), qual o procedimento a seguir para ver aprovado um determinado aumento de custos (processos) e qual a documentação que é necessária para suportar esse processo e deve ser guardada para memória futura do projeto.
A capacidade para realizar uma estimativa correta dos custos que o projeto irá ter, e de planear as fontes de financiamento e as datas em que os recursos devem ser disponibilizados assenta na existência de informação histórica e das práticas e políticas em uso na organização em que o projeto decorre e depende de várias componentes da gestão de projeto que integram os grupos de processos de inicio e planeamento do projeto.
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O Planeamento da Gestão de Custos do Projeto deve ter em consideração as necessidades de gestão e de informação dos diversos interessados no projeto.
Para que o processo de planeamento da gestão de custos do projeto se inicie, o gestor de projeto tem de ter disponível um conjunto de informação oriunda da Organização na qual o projeto decorre e que é determinada pelos Fatores Ambientais da Organização (Estrutura Decisória e Cultura da Organização, Influenciadores relevantes para as decisões sobre os custos do projeto, Condições de Mercado, Informação publica e publicada sobre a organização e, no caso de projetos internacionais, situação do mercado cambial) e pelo conjunto de Ativos e Processos que a Organização dispõe (Sistema de Informação para a Gestão de Projetos, Procedimentos, Controlos, Sistemas e Bases de dados financeiras e contabilísticas usadas pela organização, Políticas de Orçamentação e de previsão de custos)
Para além desse conjunto de documentos e/ou conhecimento o gestor do projeto tem ainda de ter disponível informação sobre o que está definido no Plano de Gestão do Projeto e no Documento de Inicio do Projeto (Âmbito do Projeto, Calendário do Projeto e Outra Informação relevante para os custos do projeto).
A aplicação de um conjunto de ferramentas e técnicas de gestão e planeamento, permitem ao gestor de projeto usar essa informação de partida, para criar um Plano de Gestão dos Custos do Projeto que esteja alinhado com os objetivos do projeto.
O Plano de Gestão dos Custos do Projeto descreve a forma como os custos do projeto deverão ser planeados, orçamentados e controlados. Um plano de gestão dos custos do projeto corretamente delineado deve explicitar, entre outras coisas, a unidade de medida, o nível de precisão e de detalhe a que os custos são planeados e geridos, as ligações que é necessário manter com a organização, ou organizações, envolvidas no projeto (por exemplo, ligações com as áreas financeiras e contabilísticas as quais são fundamentais para que o projeto seja atempadamente dotado dos fundos necessários à execução das atividades planeadas), os mecanismos de controlo, o formato, a periodicidade e os destinatários dos relatórios a emitir.
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