Planear os Riscos: Ações de Resposta
O principal benefício em conhecer os riscos que podem afetar o resultado do projeto está em que esse processo de identificação permite conhecer as causas e as características do risco identificado e determinar qual é a melhor solução possível.
Os riscos a que o projeto está sujeito podem ser negativos, naqueles casos em que a concretização do evento prejudica a obtenção dos resultados do projeto, ou positivo, no caso em que a concretização desse evento beneficiará à obtenção dos resultados do projeto.
Por exemplo, se identificarmos como um risco negativo a probabilidade de chover no dia em que planeamos assistir a um concerto de musica ao ar livre, uma pessoa precavida irá usar esse conhecimento sobre a previsão do tempo para levar para o concerto um casaco, botas e guarda-chuva, de forma a que assim preparado possa usufruir do concerto com o mínimo de incomodo possível.
Depois de identificado um determinado risco negativo as opções de solução que se oferecem agrupam-se nos seguintes 4 grupos:
Evitar - É o tipo de resposta que se usa em riscos negativos, e que tem como objetivo reduzir significativamente, ou mesmo evitar, o impacto negativo que a ameaça, se concretizada, poderá ter no resultado do projeto. Ao saber que um fornecedor pretende aumentar o preço de uma determinada matéria prima essencial o que terá como resultado um aumento dos custos globais do projeto, o gestor de projeto (ou o membro da equipa responsável pela análise dos riscos) pode desencadear uma pesquisa ao mercado para encontrar fornecedores alternativos que venda a matéria prima em causa a um preço mais baixo evitando assim, de forma completa ou parcial, a ameaça do aumento de preço.
Transferir - Ao saber que uma parte específica da execução do projeto envolve a utilização de equipamentos especializados ou conhecimentos específicos de que a equipa de projeto não dispõe, um gerente de projeto pode optar por contratar o outsourcing dessa componente do projeto ou por negociar uma apólice de seguro que cubra a eventualidade desse risco se concretizar.
Ambas estas ações têm como objetivo transferir, no todo ou parcialmente, a responsabilidade para terceiros de forma a minimizar o risco do projeto.
Mitigar - As ações de mitigação visão atenuar o impacto do risco no projeto. Elas partem do principio que esse risco não pode ser evitado ou transferido e que o que resta fazer é planear ações que possam diminuir o impacto negativo do risco. Por exemplo, se o gestor de projeto sabe que os elementos da equipe nunca antes realizaram uma determinada tarefa ou procedimento especifico ele pode contratar formação para esses elementos da equipa ou reforçar a equipa com pessoas que tenham experiência nesse tipo de procedimentos.
Alternativamente o gestor de projeto pode decidir contratar a realização desses procedimentos a uma entidade externa (outsourcing) mas deve ter-se presente que o outsourcing é uma ação que tem uma componente de mitigação porque é suposto que a entidade externa detenha a experiência e o conhecimento que nos falta internamente, e uma componente de transferência de risco que nunca é completa na medida em que o outsourcer aceita a responsabilidade de executar determinada componente mas em caso de falha as consequências terão sempre reflexo nos resultados do projeto.
Transferir - Ao saber que uma parte específica da execução do projeto envolve a utilização de equipamentos especializados ou conhecimentos específicos de que a equipa de projeto não dispõe, um gerente de projeto pode optar por contratar o outsourcing dessa componente do projeto ou por negociar uma apólice de seguro que cubra a eventualidade desse risco se concretizar.
Ambas estas ações têm como objetivo transferir, no todo ou parcialmente, a responsabilidade para terceiros de forma a minimizar o risco do projeto.
Mitigar - As ações de mitigação visão atenuar o impacto do risco no projeto. Elas partem do principio que esse risco não pode ser evitado ou transferido e que o que resta fazer é planear ações que possam diminuir o impacto negativo do risco. Por exemplo, se o gestor de projeto sabe que os elementos da equipe nunca antes realizaram uma determinada tarefa ou procedimento especifico ele pode contratar formação para esses elementos da equipa ou reforçar a equipa com pessoas que tenham experiência nesse tipo de procedimentos.
Alternativamente o gestor de projeto pode decidir contratar a realização desses procedimentos a uma entidade externa (outsourcing) mas deve ter-se presente que o outsourcing é uma ação que tem uma componente de mitigação porque é suposto que a entidade externa detenha a experiência e o conhecimento que nos falta internamente, e uma componente de transferência de risco que nunca é completa na medida em que o outsourcer aceita a responsabilidade de executar determinada componente mas em caso de falha as consequências terão sempre reflexo nos resultados do projeto.
Aceitação - Se o risco for relativamente pequeno, e as suas implicações negativas não afetarem o objetivo geral do projeto de forma significativa, o gestor de projeto pode optar apenas pela monitorização desse risco aceitando a sua existência.
Em complemento a cada uma destas quatro opções de solução os gestores de projeto devem equacionar a necessidade de criar reservas de contingência que possam ser usadas no caso do risco se concretizar.
Por exemplo, se um projeto tem uma duração prevista de 22 meses, o gestor de projeto pode, depois de analisados os riscos, adicionar-lhe uma reserva de mais 2 meses que serão usados caso durante a execução seja necessário realizar alterações ao plano para responder à ocorrência de eventos identificados como riscos. Esta reserva de tempo (2 meses) terá também correspondência no orçamento do projeto, uma vez que mais 2 meses de trabalho tem necessariamente custos acrescidos. Por outro lado, para os riscos de impacto elevado a análise quantitativa das medidas de controlo planeadas permite identificar os respetivos custos. Esses custos devem estar previstos nas reservas de contingência do projeto.
O que se disse acima é válido para o riscos negativos, contudo durante o planeamento do projeto também podem ser identificados riscos positivos e, nesses casos, o gestor de projeto deve planear qual a melhor forma de eliminar a incerteza (um risco é sempre incerteza) mas desta vez o objetivo é eliminar a incerteza de forma a garantir que esse risco positivo (o nome mais correto será oportunidade) de facto ocorre.
Para saber mais sobre riscos positivos consulte o seguinte artigo: PMBOK v5: 11.5 Planear as Respostas aos Riscos
Por hoje é tudo.
Bons projetos,
Grp2ALL
