PMBOK v6: 12.1 – Planear a Gestão das Aquisições do Projeto

Planear a Gestão das Aquisições do Projeto consiste na elaboração do plano relativo a tudo o que se necessita de adquirir a terceiros relacionado com as atividades do projeto.

 
O Plano de Gestão das Aquisições do Projeto é o principal resultado deste processo e nele deve estar documentado a forma como são tomadas as decisões relacionadas com a aquisição de produtos ou serviços de terceiros para satisfazer as necessidades da execução do projeto, especificado o processo de seleção de fornecedores e o processo de solicitação ao mercado, análise de respostas, processo negocial e tipo de contratos a celebrar.

 
Planear a Gestão das Aquisições do Projeto tem o beneficio de, com base em critérios objetivos e pré-definidos, permitir determinar quais os recursos, atividades e/ou componentes do produto final que serão adquiridos ao exterior.

À medida que aumenta a importância dos projetos nas organizações, e que estas ganham eficiência em torno das suas atividades centrais, o recurso à contratação de terceiros torna-se uma necessidade omnipresente. As aquisições a terceiros, em que a equipa de projeto adquire recursos ou componentes a entidades externas, ou as vendas a terceiros, em que a equipa de projeto está a criar algo com a finalidade de integrar num projeto desenvolvido por outros, são hoje uma realidade em praticamente todos os projetos e o gestor de projeto necessita de dispor de conhecimentos que lhe permitam realizar esses processos com sucesso.

Se duvidas houvesse sobre a importância desta área de conhecimento e deste processo em particular, bastaria contar o número de Entradas e de Resultados que constam do processo para compreender a sua importância no contexto do PMBOK atual.

De facto, um planeamento correto sobre o que pode e deve ser feito pela equipa de projeto e sobre o que pode e deve ser efetuado recorrendo a fontes externas obriga a conhecer muito bem aquilo que se pretende fazer (os requisitos), como se pretende fazer (as atividades e os recursos necessários para as concretizar, bem como o custo de realizar cada uma das atividades internamente ou de adquirir o resultado no exterior), os riscos inerentes não só ao que se pretende fazer mas também os riscos decorrentes da forma como se pretende fazer (registo de riscos), quando é que os recursos serão necessários (o calendário do projeto permite avaliar se em determinadas alturas do projeto não temos os recursos suficientes e necessitamos de os adquirir ao exterior) e o registo de interessados.

Para além disso o plano de aquisições deve deixar definido qual o tipo de contrato a celebrar com as entidades subcontratadas (dos Ativos e Processos da Organização e Fatores Ambientais da Empresa constam os contratos tipo e eventuais clausulas especificas que sejam obrigatórias no contexto daquela organização). Esse tipo de contrato deve ser o mais adequado à realidade da organização onde o projeto está a decorrer, ás características do projeto e do produto que se pretende criar e ao setor de mercado em que o projeto. Um contrato bem elaborado e adequado á realidade do projeto é um fator determinante para o sucesso do processo de aquisições e, consequentemente, para o sucesso do resultado do projeto (Em próximos artigos detalharemos os vários tipos de contratos que podem ser celebrados e os respetivos prós e contras de cada tipo de contrato na perspetiva do cliente).

 
O diagrama de fluxo de dados apresentado a seguir detalha o processo Planear a Gestão de Aquisições.
    

O principal resultado deste processo é, como foi dito anteriormente, o Plano de Gestão de Aquisições.

Outros resultados deste processo são: O Caderno de Encargos (também conhecido por RFS, Request For Service, ou RFP, Request For Proposal) que, no âmbito da contratação de serviços ou produtos, é o documento que deverá ser  enviado aos potenciais fornecedores, com a descrição detalhada do produto, serviço ou componente que se pretende que eles executem e entreguem, bem como as condições que eles têm de cumprir (prazos, custos, qualidade).

Habitualmente o caderno de encargos informa também qual o prazo para resposta, como se irá processar a negociação, e qual o tipo de contrato que será assinado com o fornecedor que for selecionado.
 

São ainda resultados deste processo toda a documentação de suporte e que justificam as decisões tomadas no plano, nomeadamente os critérios para a seleção do fornecedor e a justificação das decisões de subcontratação.

Entradas	Ferramentas e Técnicas	Resultados
Plano de Gestão do Projeto	Análise Fazer-ou-Comprar	Plano de Gestão das Aquisições
Documento de Requisitos	Opinião Especializada	Caderno de Encargos
Registo de Riscos	Pesquisas de Mercado	Outros Doc. Sobre Aquisições
Requisitos de Recursos das Atividades	Reuniões	Critérios de Seleção de Fornecedores
Calendário do Projeto		Decisões de Fazer-ou-Comprar
Estimativas dos Custos das Atividades		Pedidos de Alterações
Registo de Interessados		Documentos do Projeto (Atualizações)
Fatores Ambientais da Organização
Ativos e Processos da Organização

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