PMBOK v6: 12.1 – Planear a Gestão das Aquisições do Projeto
Planear a Gestão das Aquisições do Projeto consiste na elaboração do plano relativo a tudo o que se necessita de adquirir a terceiros relacionado com as atividades do projeto.
O Plano de Gestão das Aquisições do Projeto é o principal resultado deste processo e nele deve estar documentado a forma como são tomadas as decisões relacionadas com a aquisição de produtos ou serviços de terceiros para satisfazer as necessidades da execução do projeto, especificado o processo de seleção de fornecedores e o processo de solicitação ao mercado, análise de respostas, processo negocial e tipo de contratos a celebrar.
Planear a Gestão das Aquisições do Projeto tem o beneficio de, com base em critérios objetivos e pré-definidos, permitir determinar quais os recursos, atividades e/ou componentes do produto final que serão adquiridos ao exterior.
À medida que aumenta a importância dos projetos nas organizações, e que estas ganham eficiência em torno das suas atividades centrais, o recurso à contratação de terceiros torna-se uma necessidade omnipresente. As aquisições a terceiros, em que a equipa de projeto adquire recursos ou componentes a entidades externas, ou as vendas a terceiros, em que a equipa de projeto está a criar algo com a finalidade de integrar num projeto desenvolvido por outros, são hoje uma realidade em praticamente todos os projetos e o gestor de projeto necessita de dispor de conhecimentos que lhe permitam realizar esses processos com sucesso.
Se duvidas houvesse sobre a importância desta área de conhecimento e deste processo em particular, bastaria contar o número de Entradas e de Resultados que constam do processo para compreender a sua importância no contexto do PMBOK atual.
De facto, um planeamento correto sobre o que pode e deve ser feito pela equipa de projeto e sobre o que pode e deve ser efetuado recorrendo a fontes externas obriga a conhecer muito bem aquilo que se pretende fazer (os requisitos), como se pretende fazer (as atividades e os recursos necessários para as concretizar, bem como o custo de realizar cada uma das atividades internamente ou de adquirir o resultado no exterior), os riscos inerentes não só ao que se pretende fazer mas também os riscos decorrentes da forma como se pretende fazer (registo de riscos), quando é que os recursos serão necessários (o calendário do projeto permite avaliar se em determinadas alturas do projeto não temos os recursos suficientes e necessitamos de os adquirir ao exterior) e o registo de interessados.
Para além disso o plano de aquisições deve deixar definido qual o tipo de contrato a celebrar com as entidades subcontratadas (dos Ativos e Processos da Organização e Fatores Ambientais da Empresa constam os contratos tipo e eventuais clausulas especificas que sejam obrigatórias no contexto daquela organização). Esse tipo de contrato deve ser o mais adequado à realidade da organização onde o projeto está a decorrer, ás características do projeto e do produto que se pretende criar e ao setor de mercado em que o projeto. Um contrato bem elaborado e adequado á realidade do projeto é um fator determinante para o sucesso do processo de aquisições e, consequentemente, para o sucesso do resultado do projeto (Em próximos artigos detalharemos os vários tipos de contratos que podem ser celebrados e os respetivos prós e contras de cada tipo de contrato na perspetiva do cliente).
O diagrama de fluxo de dados apresentado a seguir detalha o processo Planear a Gestão de Aquisições.
O principal resultado deste processo é, como foi dito anteriormente, o Plano de Gestão de Aquisições.
Outros resultados deste processo são: O Caderno de Encargos (também conhecido por RFS, Request For Service, ou RFP, Request For Proposal) que, no âmbito da contratação de serviços ou produtos, é o documento que deverá ser enviado aos potenciais fornecedores, com a descrição detalhada do produto, serviço ou componente que se pretende que eles executem e entreguem, bem como as condições que eles têm de cumprir (prazos, custos, qualidade).
Habitualmente o caderno de encargos informa também qual o prazo para resposta, como se irá processar a negociação, e qual o tipo de contrato que será assinado com o fornecedor que for selecionado.
São ainda resultados deste processo toda a documentação de suporte e que justificam as decisões tomadas no plano, nomeadamente os critérios para a seleção do fornecedor e a justificação das decisões de subcontratação.
Entradas
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Ferramentas e Técnicas
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Resultados
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Análise Fazer-ou-Comprar
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Plano de Gestão das Aquisições
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Documento de Requisitos
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Caderno de Encargos
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Registo de Riscos
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Pesquisas de Mercado
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Outros Doc. Sobre Aquisições
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Requisitos de Recursos das Atividades
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Reuniões
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Critérios de Seleção de Fornecedores
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Decisões de Fazer-ou-Comprar
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Estimativas dos Custos das Atividades
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Pedidos de Alterações
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Documentos do Projeto (Atualizações)
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Bons projetos
Grp2ALL
