PMBOK v6: 5.4 Criar Estrutura Analítica Projeto (EAP / WBS)

Criar a EAP / WBS é o processo de decomposição dos entregáveis do produto ou serviço que necessita ser criado, e do trabalho do projeto por forma a permitir a sua adequada gestão. A estrutura analítica do projeto é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho que necessita ser executado, pela equipa, para que se consiga atingir os objetivos do projeto.

Os processos definidos no PMBOK são, por facilidade de explicação, apresentados de forma sequencial, em que os resultados de uns processos são entrada de processos subsequentes. Contudo, aquando da utilização prática, muitos dos processos são executados quase em paralelo.

 
O processo 5.4 Criar Estrutura Analítica do Projeto (EAP / WBS), apesar de ter como entradas a Declaração de Âmbito / Escopo do Projeto (Statement of Work SOW), resultante do processo 5.3 Definir o Escopo / Âmbito, poderá ser iniciado a partir da altura em que o gestor de projeto e a sua equipa considerem ter recolhido um conjunto de requisitos suficientemente detalhado para ter uma ideia geral do produto ou serviço que se pretende criar.
 

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) / Work Breakdown Struture (WBS) é a lista detalhada dos entregáveis do projeto e das atividades que necessitam ser executadas para criar o produto ou serviço. È uma estrutura em árvore, organizada de forma hierárquica em que nas camadas superiores estão representadas atividades globais e nos níveis inferiores as atividades especificas do trabalho a realizar.

A construção da EAP / WBS é um passo fundamental para o correto planeamento e posterior gestão da execução do projeto. Em termos genéricos os benefícios da criação da EAP / WBS são os seguintes:

1. A EAP / WBS obriga o gestor de projeto, os membros da equipa, e os clientes a pensar e a delinear os passos necessários para criar e entregar o produto ou serviço. A sua construção encoraja o diálogo e o confronto de ideias entre os intervenientes contribuindo para a eliminação de ambiguidades e evidenciando pressupostos e atividades criticas para o sucesso, ao mesmo tempo que facilita uma melhor definição dos limites de âmbito do projeto;
2. O processo de criação da EAP / WBS representa uma oportunidade de desenvolvimento da equipa. O gestor de projeto pode desenvolver sozinho a EAP / WBS de alto nível, mas o processo de detalhe é um trabalho de equipa que contribui para o envolvimento e para a disseminação do conhecimento sobre o projeto;
3. Ao permitir o planeamento eficaz das atividades, contribui para a qualidade do orçamento de custos. Uma EAP / WBS cuidadosamente construída permite a alocação de recursos a atividades específicas, ajuda na geração de um calendário de projeto concretizável, e facilita os cálculos que irão permitir a criação de um orçamento de confiança;
4. O nível de detalhe da EAP / WBS facilita a responsabilização pela conclusão das atividades. A existência de uma EAP / WBS devidamente detalhada, limita as habituais desculpas de que o trabalho a realizar era mais complexo do que o esperado. Para que uma EAP/WBS esteja corretamente definida é necessário que, cada uma das atividades representadas no nível inferior da EAP / WBS tenham atribuído um responsável pela sua concretização.

Face ao exposto é fácil de perceber que, à semelhança de todas as atividades que exigem transferência de conhecimento, o desenvolvimento da EAP / WBS é um trabalho complexo, que exige tempo e esforço. Para além disso a criação e manutenção da EAP / WBS do projeto é um processo de refinamento continuo. Raramente a EAP / WBS fica concluída numa única interação e a sua composição deve acompanhar as alterações que, no âmbito do processo de Gestão de Alterações, forem sendo introduzidas no projeto.

Erros mais Frequentes na Criação da EAP / WBS

Na maioria das vezes uma boa EAP / WBS contribui para a melhoria do desempenho do projeto. Contudo uma EAP / WBS mal construída ou incompleta, pode ser mais prejudicial que benéfica. As razões mais frequentes para a falha na utilização da EAP / WBS são as seguintes:

1. A EAP / WBS não tem o suficiente detalhe. Quando isto acontece as atividades localizadas na linha inferior são demasiado genéricas não permitindo ter uma noção correta do trabalho envolvido, das competências necessárias e dos custos. Neste caso dificilmente conseguiremos utilizar a EAP / WBS para estimar os custos ou para controlar a execução do projeto. O contrário também é verdade. Uma EAP / WBS demasiado detalhada torna-se um instrumento pouco flexível e difícil de manter atualizado;
2. A EAP / WBS é resultado do trabalho individual (habitualmente do gestor de projeto), não tendo sido desenvolvida com o contributo daqueles que irão ser responsáveis pela execução das atividades. Quando isto acontece dificilmente se obterá o necessário compromisso de quem, na prática tem de realizar o trabalho, o que irá por em causa o plano e a concretização subsequente;
3. A EAP / WBS não cobre a totalidade do projeto. Por vezes a só contêm as atividades necessárias para a criação do produto ou serviço definido no projeto, omitindo outras atividades (formação aos utilizadores e às equipas de suporte; testes; suporte administrativo) importantes para o sucesso do projeto. Também neste caso dificilmente a EAP / WBS poderá ser usada para o planeamento e controlo do projeto;
4. A EAP / WBS não é atualizada no decurso dos processos subsequentes de planeamento ou no decurso da execução e controlo do projeto. Quando isto acontece rapidamente passa a ser um documento desatualizado e sem a menor utilidade em termos do projeto tendo-se desperdiçado a maioria do trabalho e esforço investido na sua criação.

Passos para a Criação da EAP / WBS

Para dar início à criação da EAP / WBS do projeto necessitamos de conhecer, senão a totalidade, pelo menos uma grande parte dos requisitos do produto e do projeto, a documentação de projeto, e outra documentação proveniente dos processos implementados na organização em que o projeto decorre, e que sejam relevantes no contexto do projeto.

Igualmente importante é poder dispor de EAP / WBS relativas a projetos anteriores semelhantes, ou modelos representativos de EAP / WBS de alto nível para projetos tipo. Tanto umas como outras podem ser usadas para iniciar a definição da EAP / WBS do nosso projeto (É sempre mais simples ter algo por onde começar do que iniciar com uma folha em branco).

Com esta informação vamos decidir de que forma é que vamos estruturar a nossa EAP / WBS. Existem várias maneiras de estruturar uma EAP / WBS, as mais comuns são por sub-projetos, por fases do projeto ou por entregáveis. Esta última é a mais frequentemente usada, e a aconselhada pelo PMBOK, na medida em que facilita o acompanhamento e relato do progresso, tanto ao promotor do projeto, como ao cliente e restantes partes interessadas.

Mais raramente podemos organizar a EAP / WBS com base na estrutura de responsabilidades. Esta forma de organização pode ser útil quando, por exemplo, necessitamos de ter uma ligação forte entre as atividades do nosso projeto e a estrutura hierárquica da organização onde o projeto decorre.

Previamente à criação da EAP / WBS é necessário definir as componentes e grupos de funcionalidades que irão integrar o produto ou serviço que se pretende criar e desenvolver a EFP - Estrutura hierárquica das Funcionalidades do Produto ou Serviço, na terminologia inglesa PBS – Product Breakdown Struture. A EFP / PBS pode igualmente incluir outras componentes que, não pertencendo ao produto ou serviço, são consideradas importantes para o projeto (Por exemplo as atividades de formação). Cada componente da EFP / PBS é descrita pelo seu nome e respetivo código único de atividade.

O nível inferior da EAP / WBS é designado como nível de Pacotes de Trabalho, sendo a este nível que se controla a execução do trabalho realizado. No entanto o trabalho não acaba aqui já que, cada pacote de trabalho deve ser decomposto nas respetivas atividades e sub-atividades (ver o processo 6.1 Definir as Atividades do Projeto).

Estas atividades são detalhadas no Dicionário da EAP / WBS do projeto. Cada entrada no dicionário deve descrever o trabalho a realizar, os recursos envolvidos, a duração provável, e o resultado esperado, sendo o dicionário da EAP / WBS um instrumento determinante para que o gestor de projeto possa avaliar corretamente se determinada atividade está ou não concluída.

Apesar de o PMBOK apenas explicitar a decomposição como a técnica ou ferramenta que auxilia na construção da EAP / WBS, a realidade é que, nesse processo de construção podem ser usadas diversas ferramentas e técnicas. A maioria dos produtos de software especializados em gestão do projeto baseia-se na construção da lista hierarquizada das atividades do projeto (TBS), a partir da qual é possível visualizar a EAP / WBS e o respetivo dicionário.

No entanto o que a generalidade dos gestores projetos faz é começar por criar / definir a EAP / WBS de alto nível, para depois organizar sessões de brainstorming em que a EAP / WBS é discutida e detalhada. Para esta atividade de decomposição é útil dispor de um quadro ou uma parede livre onde a EAP / WBS de alto nível é retratada com o recurso a “post-its” indo-se depois, ao longo da decomposição, acrescentando mais “post-its” para representar as restantes atividades e sub-atividades.

O uso de “Post-its”, devido á flexibilidade que permite, é muito frequente, e uma boa-prática na gestão de projetos.

Finalizamos com algumas questões que podem ser usadas pelo gestor de projeto como uma “check-list” para avaliar a qualidade da EAP / WBS do seu projeto:

1. Quais são os entregáveis do projeto? São conhecidos e estão refletidos na EFP / PBS do projeto?
2. Quais são as atividades necessárias para a criação do produto ou serviço do projeto? Estão corretamente definidas no Dicionário da EAP / WBS?
3. A EAP / WBS foi construída com o envolvimento de todas as partes interessadas relevantes?
4. A EAP / WBS construída tem o detalhe adequado e foi criada recorrendo às boas-práticas de construção (detalhe das atividades de mais baixo nível, atribuição de um responsável, definição do resultado e identificação com base no nome e num código único)?

De acordo com o PMBOK v4 as Entradas, Ferramentas e Técnicas e Resultados do processo 5.3 Criar a Estrutura Analítica do Projeto são as seguintes:

• Entradas
• Declaração do Âmbito / Escopo do Projeto;
• Documentação de Requisitos;
• Ativos de Processo Organizacionais
• Ferramentas e Técnicas
• Decomposição
• Resultados
• Estrutura Analítica do Projeto (EAP / WBS)
• Dicionário da EAP / WBS
• Linha Base de Âmbito / Escopo
• Atualizações aos Documentos do Projeto

Antes de terminar aconselhamos o acesso ao blog LCM Treinamento onde pode ler uma bem-humorada, mas muito útil, lista dos 10 mandamentos que deve seguir para a criação da EAP / WBS do projeto.