PMBOK v6: 7.4 Controlar os Custos do Projeto

Controlar os custos do projeto é, apesar de tudo, uma das atividades mais fáceis da fase de execução do projeto. Esta afirmação é discutível? Todas as afirmações são discutíveis. Vamos então aos factos.

Todas as estatísticas indicam que nos últimos 15 anos temos conseguido reduzir em muito as derrapagens de custos dos nossos projetos. Logo estamos a conseguir controlar os custos.

Isso indica que estamos a gerir melhor os nossos projetos? Provavelmente, não.

De facto, os bons resultados obtidos no controlo de custos, devem-se mais a mudanças culturais e no ambiente de negócio das nossas organizações, do que propriamente á aplicação rigorosa dos conjuntos de boas-práticas preconizados em metodologias como, por exemplo, o PMBOK.

Existe hoje, fruto de um certo ambiente de crise que nos tem acompanhado nos últimos anos, mas também consequência de uma muito maior preocupação com a eficiência, uma forte cultura organizacional de controlo de custos que, como é óbvio, tem as suas repercussões nos projetos que executamos. Na grande maioria das empresas privadas, não é atualmente hoje possível iniciar um projeto sem uma ideia muito clara dos custos que lhe estão associados e dos resultados que se pretendem atingir.

Ao contrário do que acontecia há uns anos, o gestor de projeto é responsável e responsabilizado pelo cumprimento do orçamento de projeto e pelo consequente controlo dos custos do projeto.

Controlar os custos é o processo de monitorização da execução do projeto e o registo dos custos reais que o projeto vai gerando. Uma componente importante dos custos do projeto é referente aos custos do trabalho realizado. Muito do esforço despendido no controlo dos custos do projeto envolve a análise da relação entre o consumo dos recursos disponibilizados para o projeto e o respetivo trabalho realizado.

Fator critico para o sucesso do controlo do custos consiste na gestão da linha-base de custos, que se encontra aprovada, e as alterações que, durante a execução do projeto têm de ser introduzidas. Como as restantes alterações que ocorrem durante a fase de execução do projeto, qualquer alteração à linha-base de custos que se encontra aprovada, necessita ser previamente aprovada pelo comité de acompanhamento das alterações, no âmbito do controlo integrado de alterações.

O Controlo dos custos do projeto inclui:

• Influenciar os fatores que criam mudanças na linha base de custos autorizada
• Assegurar que todos os pedidos de alteração são feitas no momento adequado
• Gerir a introdução no projeto das alterações que forem aprovadas
• Assegurar que os custos não excedem os recursos financeiros do projeto, e que estão de acordo com o orçamento autorizado (na sua distribuição temporal ao longo do ciclo de vida do projeto e por espécie)
• Monitorizar o desempenho dos custos para isolar e compreender as variações à linha-base de custos
• Monitorizar o desempenho do trabalho em comparação com os recursos financeiros consumidos
• Prevenir e evitar que alterações não aprovadas sejam incluídas no projeto
• Informar os grupos de interessados relevantes em relação às alterações aprovadas e aos respetivos custos
• Agir de forma a manter os excessos de custos não previstos dentro de limites aceitáveis

O controlo dos custos do projeto procura as causas de variações negativas e positivas, fazendo parte do processo 4.5 Realizar o Controlo Integrado de Alterações