PM2ALL - Gestão de Projetos

Muitas organizações debatem-se com problemas de falta de eficiência em projetos de desenvolvimento de software. Como resultado, algumas dessas organizações têm feito tentativas para experimentar novas abordagens de gestão, nomeadamente os métodos ágeis de gestão, com a expectativa de que recorrendo a estes métodos de gestão se consiga uma entrega de valor mais rápida e de melhor qualidade.
Mas será que a gestão ágil de projetos é o método de gestão mais adequado para todos os projetos?
A resposta obtém-se conhecendo  as caracteristicas dos métodos de gestão ágeis e comparando-as com as necessidades dos projetos que gerimos.
Se fizermos essa avaliação depressa chegaremos à conclusão que a resposta à pergunta anterior é … Nem sempre.

Apesar de não ser novo, os principios do Agile datam da década de 80 do século passado, o conceito de gestão ágil de projetos tem vindo a generalizar-se, especialmente dentro da comunidade internacional de desenvolvimento de sistemas de informação, com o intuito de responder às crescentes pressões, decorrentes de uma concorrência acirrada, para uma maior inovação, redução dos ciclos de desenvolvimento de produtos e adaptação a um contexto cada vez mais dinâmico, fatores que, combinados, têm conduzido a uma diminuição na eficiência da gestão clássica de projetos.

A comunicação, enquanto processo, é indissociável do universo em que ocorre. Qualquer ato comunicativo está ligado ao todo, tudo está ligado com tudo. No entanto, para tornar a realidade compreensível, ou seja, para tornar compreensíveis os atos comunicativos, os teóricos têm desenvolvido vários modelos dos processos comunicacionais. Estes foram criados e têm como objetivo compreender e estudar a realidade comunicacional.
São vários os modelos de comunicação existentes. No artigo seguinte abordaremos dois desses modelos, a saber: 1) Modelos de base linear ou de informação e os; 2) Modelos de base cibernética ou circulares.

Saber o que devemos fazer para não falhar nem sempre é fácil. A gestão de projetos é uma área em que a pressão para fazer bem está sempre presente, recaindo essa responsabilidade, quase integralmente, sobre os ombros do gestor do projeto.
Sendo os projetos por definição todos diferentes, seguir receitas predefinidas não é a melhor forma de evitar os problemas, em vez disso é mais importante conhecer as principais armadilhas em que costumam cair a grande maioria dos gestores de projeto de forma a que, conjugando esse conhecimento com a experiência pessoal de cada gestor, se consigam evitar algumas dessas armadilhas, e estar preparados para responder, de forma eficaz e eficiente, àquelas que não puderem se evitadas.

Vejamos com um pouco mais detalhe algumas dessas armadilhas ...

A comunicação é um problema em quase todos os projetos e para quase todos os gestores de projeto. Um bom plano de comunicação, executado de forma eficiente, é essencial, mas a experiência mostrou-nos que não à nada como uma frase que fique no ouvido, dita no momento certo, para  fazer passar a nossa mensagem.
Por isso deixamos aqui algumas frases inspiradoras que se aplicam a praticamente todas as atividades do processo de comunicação. Mais do que dizê-las a outros tenha-as presentes para si e verá como elas o ajudam a melhorar a comunicação do seu projeto.

Desde meados do ano passado que se sabe que o PMI iria alterar algumas coisas do exame PMP a partir de Janeiro de 2016. Essas alterações já estão em vigor, e muitas empresas de formação publicitam novos livros e novos conteúdos adaptados ao novo exame. Mas será que as alterações são tão relevantes que tornam obrigatório a compra de novos manuais e materiais de estudo?

Para responder a esta questão vamos ver com um pouco mais de detalhe quais as alterações que foram introduzidas.

O exame de certificação em gestão de projetos do PMI (Exame PMP) é um marco importante na carreira de qualquer gestor de projeto. O artigo abaixo explica de uma forma bastante completa como é que esse exame se realiza e o tipo de questões que são colocadas, ao mesmo tempo que fornece algumas dicas úteis para ajudar no processo de preparação.  
Porque consideramos esta informação importante resolvemos quebrar com a tradição, que iniciámos em 2011 quando começamos este blog, de só publicar artigos em português, mas como uma andorinha não faz a primavera aqui fica o artigo na lingua original.
PMP Exam Questions

A grande maioria dos projetos de pequena dimensão têm como característica um planeamento deficiente, e isso acontece devido, essencialmente, a duas ordens de razões: Em primeiro lugar se o projeto é pequeno e de curta duração é natural que pensemos, para quê planear? Vamos fazendo e depois logo se vê. Por outro lado nestes projetos de curta duração o tempo disponível para planear antes de iniciar o trabalho é reduzido e a pressão da organização e do Sponsor (Patrocinador) do projeto para que se dê inicio rápido ao trabalho é ainda maior. 
Confrontado com estas duas condicionantes é natural que o gestor de projeto ceda à tentação de fazer o que lhe pedem e não preste a devida atenção ao planeamento daquilo que tem que ser feito e de como deve ser feito. Mas isso é um erro que deve ser evitado.

Tem uma lista de de coisas a fazer e utiliza-a frequentemente? Ser organizado é uma das capacidades básicas que um bom gestor de projetos deve dominar. No entanto, mesmo para as pessoas que são organizadas por natureza, manter-se organizado no decurso de um projeto não é uma tarefa fácil pelo que deixamos aqui algumas dicas que o irão ajudar a controlar as atividades do projeto.

Uma fase importante da definição do âmbito e do planeamento de um projeto, consiste no conhecimento da lista ótima das atividades (isto é, do conjunto mais eficiente e eficaz de atividades) que são necessárias para concretizar o produto ou serviço que será o resultado do projeto.

A linguagem de gestão de projetos refere um conjunto relativamente alargado de conceitos que estão relacionados com a definição das atividades dos projetos, o artigo seguinte sistematiza esses conceitos que, não sendo complexo, têm um conjunto de características que devem ser compreendidos por todos de forma a favorecer a comunicação com todos os interessados

Planear a Gestão das Atividades do Projeto é o primeiro processo da área de conhecimento gestão do tempo e do calendário do projeto. Este processo envolve a definição das políticas, procedimentos e de toda a documentação que é necessária para o planeamento, desenvolvimento, gestão, execução e controlo do calendário do projeto.
Este processo foi introduzido na versão 5 do PMBOK com o intuito de harmonizar a metodologia e dotar cada uma das 10 áreas de conhecimento que englobam a metodologia, de um processo inicial de planeamento. 

Quem já usou o MS Project por certo terá reparado que o sistema faz uma distinção entre duração da atividade e trabalho necessário para realizar a atividade. Enquanto o trabalho define o número de horas que os recursos afetos a determinada atividade têm de realizar para concluir as tarefas incluídas na atividade, a duração representa o número de dias ou horas que medeiam entre o início e o fim de determinada atividade.

A não compreensão destes conceitos resulta na incapacidade de perceber como o MS Project funciona. Muitos utilizadores queixam-se que o MS Project se comporta de forma estranha e altera as datas de planeamento de uma forma incompreensivel, mas essa incompreensão não está relacionada com a forma como o produto funciona, mas sim com a falta de conhecimento de quem o utiliza.

Nos anos mais recentes temos assistido a uma preocupação crescente em relação à “crise do software”, a qual está relacionada com duas ordens de fatores: 1) O aumento do custo do desenvolvimento de software; 2) Com a Incapacidade dos sistemas de software para entregarem os resultados alinhados com as necessidades dos utilizadores.

Projetos de desenvolvimento de software falhados foram, por exemplo:
O sistema produzido nos EUA pelo Departamento de Veículos Motorizados. Este sistema tinha como objetivo harmonizar o processo de registo de licenças de condução em todos os Estados. Custou 43 M$ e nunca foi usado.Uma companhia aérea de renome tentou ligar o seu sistema de reservas com o sistema de reservas de duas grandes cadeias de hotéis. O projeto foi cancelado depois de se ter gasto 165 M USD.O sistema computorizado de tratamento de bagagens num novo aeroporto resultou em perdas de milhões de USD decorrentes dos atrasos a que obrigou na data da inauguração do aeroporto.

Para quem está interessado em fazer o exame PMP antes de gastar dinheiro em simuladores de exame, alguns dos quais são de qualidade muito questionável, vejam o artigo abaixo e experimentem os links sujeridos.

http://www.pm-exam-simulator.com/index.php/resources/articles/38-my-top-10-recommended-web-sites-for-free-pmp-exam-sample-questions

Consulte a nossa página no facebook e tenha acesso a uma seleção de artigos, provenientes das mais diversas fontes, que abordam uma grande variedade de temas relacionados com os projetos e a sua gestão no contexto das organizações.
https://www.facebook.com/pages/PM2ALL/279751378891364

Provavelmente o exemplo que permite perceber melhor a diferença entre tratar os sintomas e tratar as causas, pode ser dado recorrendo à medicina. De facto já todos tivemos dores de dentes e a maioria optou por tomar um qualquer analgésico que combata o sintoma que nos incomoda (a dor) permitindo-nos suportar melhor o tempo até á inevitável deslocação ao dentista pois só um especialista em problemas dentários pode investigar, descobrir a causa que está na origem da dor de dentes, e realizar um tratamento que, por incidir na causa e não no sintoma) será mais eficaz e permanente.
Esta descrição trivial de uma situação pela qual todos já passamos tem a virtude de permitir perceber com clareza a importância que tem, nos mais variados contextos, a análise e a resolução de problemas baseada na identificação e correção das causas raiz (root cause analysis).
Do exemplo acima extrai-se ainda outras conclusões:

A análise das causas raiz é um processo de investigação. Portanto devemos conhecer as …

O dicionário da EAP / WBS disponibiliza informação detalhada sobre o trabalho a realizar nos níveis mais baixos da EAP / WBS. Nela inclui-se uma narrativa descritiva do trabalho a realizar e referências aos requisitos contratuais. O dicionário da EAP / WBS, através da definição das tarefas que são necessárias realizar em cada uma das atividades, ajuda a obter estimativas precisas para a duração das atividades. Cada projeto deve criar e manter atualizado o dicionário da EAP / WBS durante todo o ciclo de vida do projeto.
O Dicionário expande cada uma das atividades existentes no nível inferior da EAP / WBS (pacote de trabalho), adicionando-lhe uma descrição narrativa a qual deve de forma clara apresentar uma descrição detalhada do âmbito / escopo do trabalhe em cada elemento da EAP / WBS.

Independentemente das diferenças que existem entre os vários autores, em relação aos fatores que são críticos para o sucesso dos projetos, é comum o entendimento de que um projeto com sucesso é um projeto que, na sua conclusão, realizou os objetivos que à partida estava definidos, isto é, é um projeto que concretizou a totalidade das funções que haviam sido previstas, respeitando as restrições e constrangimentos de utilização de recursos e de duração.

Atualmente, e acompanhando o que é proposto por múltiplos autores, o desempenho dos projetos é avaliado com base em métricas que, ao tradicional “triângulo dourado” do custo, duração e qualidade, juntam critérios relacionadas com o sucesso do produto na perspetiva da satisfação das necessidades dos utilizadores e da equipa de projeto.

O PMBOK v5 refere um conjunto bastante grande de ferramentas e técnicas que são usadas pelo processo 7.2 Estimar os Custos do Projeto. No presente artigo vamos apresentar cada uma dessas técnicas dando algumas dicas sobre a forma correta de as utilizar.
Quando falamos de custos do projeto devemos ter presentes 3 aspetos que são fundamentais:
Os custos do projeto são bastante variados, e uma estimativa correta exige que se conheça com algum detalhe todas as categorias de custo que são relevantes para determinado projetoCusto e orçamento do projeto são conceitos distintos e abordados de forma distinta no PMBOK (veja os processos 7.2 Estimar os Custos do Projeto e 7.3 Criar o Orçamento do Projeto)Não existe uma estimativa de custos do projeto, existem várias estimativas que são feitas em momentos distintos do ciclo de vida do projeto com objetivos diversos (daí haver um numero tão elevado de ferramentas e técnicas que pode ser usado para estimar os custos do projeto).
Decorre da afirmação …