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Como Conseguir um Primeiro Projeto Bem Sucedido

Iniciou recentemente a sua função como gestor de projeto, e hoje foi-lhe comunicado qual seria o seu primeiro projeto. Sabe que existem alguns processos e áreas que não podem ser descoradas, se quiser que o seu primeiro projeto seja um sucesso, mas tem dúvidas sobre o que fazer a seguir.
No entanto existem algumas "coisas" que não pode descurar se quiser aumentar a probabilidade do seu primeiro projeto terminar dentro do prazo e dos custos que foram planeados, entregando as funcionalidades contratadas, com um nível de qualidade compatível com as expectativas do seu cliente.

Como Criar um Lider na Gestão de Projeto

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Como se constrói um líder de projeto? A resposta a esta pergunta é o tema do livro,  Brilliant Project Leader no qual o autor, Mike Clayton, fala sobre as competências base e o talento das pessoas que são excelentes lideres e gestores de projeto. Claro que um excelente gestor de projeto necessita de dominar as metodologias e as diversas técnicas de gestão, no entanto isso não chega para criar um verdadeiro líder na gestão de projeto

Dentre as múltiplas características que contribuem para a excelência na liderança da gestão de projetos, o autor revela as três características que são fundamentais para transformar um bom gestor de projetos num gestor de projetos de excelência.
Essas três características são:

Medir o Seu Sucesso como Gestor de Projeto

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Todos nos esforçamospara ter sucesso na nossa profissão.Os gestores de projetomedem o sucessoatravés de umasérie de variáveis ​​que vão para alémdos limiteshabitualmente referidos como o triplo constrangimento do projeto (custos - duração - funcionalidades/qualidade).
Para medir o seu sucesso na gestão de projetos, os gestores de projeto devem usar o que correntemente se designa por constrangimento triplo estendido, já que para além das três vertentes anteriormente enunciadas o sucesso da gestão de qualquer projeto passa igualmente por:

Obter a satisfação do cliente e, se possível, dos restantes grupos de interessados, o que se consegue através de um cuidado especial na deteção e satisfação dos seus requisitos para o produto ou serviço a construir; comunicação  focada nas necessidades especificas de cada interessado ou grupo de interessados e gestão das suas expectativas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto mas, com particular incidência, no decurso da fase de execução. Obter a s…

PMBOK v5: 7.4 Controlar os Custos do Projeto

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Controlar os custos do projeto é, apesar de tudo, uma das atividades mais fáceis da fase de execução do projeto. Esta afirmação é discutível? Todas as afirmações são discutíveis. Vamos então aos factos.
Todas as estatísticas indicam que nos últimos 15 anos temos conseguido reduzir em muito as derrapagens de custos dos nossos projetos. Logo estamos a conseguir controlar os custos.
Isso indica que estamos a gerir melhor os nossos projetos? Provavelmente, não.

PMBOK v5: 7.3 Criar o Orçamento do Projeto

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Alguns projetos, especialmente projetos internos de um único departamento da organização, podem não ter um orçamento, sendo o seu custo incluído nos custos gerais de funcionamento do departamento que os promove.

Por outro lado, é habitual que os departamentos de sistemas de informação, ou de desenvolvimento de software, sejam considerados departamentos que funcionam por projetos, sendo os orçamentos de projeto substituídos por um orçamento do departamento. Nestes casos o responsável pelos custos do departamento assume algumas das responsabilidades que estão habitualmente na competência do gestor de projeto sendo que, para efeitos financeiros, este tipo de departamentos não é avaliado com base no esforço de cada projeto individual, mas sim tendo em conta o número e a dimensão dos projetos realizados, e a contribuição global desses projetos para os resultados da organização.

PMBOK v5: 11.6 Monitorizar e Controlar os Riscos

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Monitorizar e controlar os riscos do projeto é o processo de implementação do plano de resposta aos riscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitorização dos riscos residuais, identificação de novos riscos e avaliação da eficácia dos processos de tratamento dos riscos que são executados no decurso do projeto.

Nesse contexto a monitorização e controlo dos riscos envolve a identificação, análise e planeamento dos riscos que se vão concretizando, bem como o acompanhamento dos riscos identificados, reanalisando e recalculando o seu impacto no projeto.

PMBOK v5: 11.5 Planear as Respostas aos Riscos

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O processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.

O Plano de resposta aos riscos é o processo de desenvolvimento de opções e determinação de ações para potenciar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto, o que inclui a identificação e a afetação de uma ou mais pessoas para se responsabilizarem por cada um dos riscos identificados. As respostas aos riscos identificados devem ser apropriadas à significância do risco, terem um custo efetivo (proporcional à prioridade do risco e praticável e realista no contexto do projeto).

PMBOK v5: 11.4 Realizar Análise Quantitativa dos Riscos

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A análise Quantitativa dos Riscos do Projeto é o processo de analisar numericamente o efeito dos riscos, nos objetivos gerais do projeto.

A análise quantitativa do risco analisa os efeitos desses riscos e eventos e atribui uma valoração numérica a cada um desses riscos com o intuito de:
Quantificar os resultados possíveis do projeto e as suas respetivas probabilidades Avaliar a probabilidade de atingir objetivos específicos do projeto Identificar os riscos que requerem mais atenção, quantificando a sua contribuição relativa para o risco global do projeto Tornar mais realistas e atingíveis as estimativas de custo, calendário ou âmbito Determinar as melhores decisões de gestão quando determinadas condições ou resultados são incertas

Vantagens do Coaching na Gestão de Projetos

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Muitas organizações não dispõem de gestores de projetos qualificados e optam por contratar externamente esses recursos. Contratar um "treinador" para os gestores de projeto da sua organização (Coach de Projetos) permite colmatar esta lacuna e, em paralelo, reter internamente o conhecimento adquirido e as lições aprendidas sendo, na maioria das vezes, uma solução preferível do que a simples contratação de gestores de projeto externos à organização.