PM2ALL - Gestão de Projetos

A Matriz de Rastreabilidade de Requisitos – MRR / (Requirements Traceability Matrix – RTM) é uma tabela que relaciona as funcionalidades e funções do produto com as suas origens (os requisitos) do produto ou do projeto.

A utilidade da Matriz de Rastreabilidade de Requisitos – MRR / RTM é a de permitir:
Compreender a razão de ser das funções ou funcionalidades do produto ligando-a a um ou vários requisitos do cliente Gerir o âmbito / escopo do produto e do projeto Gerir as alterações aos requisitos Avaliar o impacto no projeto relativo à mudança de um requisito Avaliar o impacto da falha de um teste nos requisitos (isto é se o teste falha talvez o requisito não seja atingido) Verificar se todos os requisitos do sistema estão implementados Verificar se o produto ou serviço criado pelo projeto tem as funcionalidades esperadas (faz aquilo que era suposto fazer)

Verificar o âmbito / escopo é o processo de obtenção da aceitação formal dos entregáveis do projeto. Inclui a revisão das entregas feitas de forma a garantir que cada uma delas foi concluída de forma satisfatória para o cliente ou para o promotor do projeto. Se o projeto for finalizado antes da conclusão (cancelado), o processo de verificação do âmbito / escopo deve determinar e documentar o grau de conclusão que o projeto atingiu (quais os entregáveis que foram completados e entregues e quais os que não foram).

As técnicas de decisão em grupo têm por objetivo conseguir que grupos de peritos discutam um determinado assunto e avaliem múltiplas alternativas de forma a chegar à melhor solução de conjunto.

Essencialmente existem dois tipos de técnicas de decisão em grupo, a Técnica Nominal de Grupo e a Técnica Delphi. A Técnica Nominal de Grupo (TNG) é uma técnica de tomada de decisão em grupo cuja caraterística fundamental é o facto dos elementos do grupo, apesar de frente a frente em reunião, apresentarem as suas ideias de forma sistemática e totalmente independente.

Criar a EAP / WBS é o processo de decomposição dos entregáveis do produto ou serviço que necessita ser criado, e do trabalho do projeto por forma a permitir a sua adequada gestão. A estrutura analítica do projeto é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho que necessita ser executado, pela equipa, para que se consiga atingir os objetivos do projeto.

Os processos definidos no PMBOK são, por facilidade de explicação, apresentados de forma sequencial, em que os resultados de uns processos são entrada de processos subsequentes. Contudo, aquando da utilização prática, muitos dos processos são executados quase em paralelo.

As técnicas de criatividade em grupo são usadas com o objetivo de potenciar a discussão e a troca de ideias. O objetivo é que dessa troca e partilha livre de opiniões possam surgir soluções criativas, mais inovadoras e, sobretudo, partilhadas e aceites por todos.
A técnica de criatividade em grupo mais conhecida é o Brainstorming “Tempestade de Ideias”, que pode ser definida como “uma técnica de conferência através da qual um grupo de pessoas procura, através da discussão crítica de ideias espontâneas, encontrar uma solução para um problema específico”. No âmbito das sessões de Brainstorming é por vezes utilizada uma técnica de ajuda à exposição de ideias conhecida pelo nome de Mind Mapping (Mapas Mentais), à qual nos referiremos em próximo artigo.

A observação, também conhecida por “Job Shadowing” é uma técnica do processo 5.1 Coletar os Requisitos que fornece uma maneira direta de examinar o dia-a-dia de uma empresa ou indivíduo no seu ambiente próprio, desempenhando o seu trabalho e executando processos.

Quando aplicada no âmbito do processo de coleta de requisitos, é uma técnica particularmente útil para descrever detalhes de processos que as pessoas que usam o produto ou serviço têm dificuldade em expressar, tornando possível encontrar requisitos do projeto, produto ou serviço que de outra forma poderiam passar despercebidos quer devido á relutância dos interessados em expressar esse requisito, quer porque o mesmo está tão presente no seu dia-a-dia que passou a ser entendido como algo natural e portanto difícil de ser identificado de forma clara.

Uma entrevista é um meio formal ou informal de, através de conversas diretas, recolher informações das partes interessadas. As entrevistas, que podem decorrer individualmente ou em grupo, baseiam-se no registo das respostas a um determinado conjunto de perguntas. Estas podem ter sido previamente preparadas – a entrevista obedece a um guião predefinido - ou ser realizadas de forma espontânea à medida que a conversa decorre.

Conjunto de questões escritas apresentadas ao cliente ou a outras partes interessados do projeto com o intuito de recolher informação objetiva (fatos) ou de caráter mais subjetivo (opiniões) sobre o projeto ou sobre o produto ou serviço que se pretende criar.

Após a coleta das respostas, os dados obtidos devem ser tratados de forma a extrair informação quantitativa e/ou qualitativa que permita definir requisitos a incluir no projeto, produto ou serviço.

Definir o âmbito / escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Este processo é crítico para o sucesso do projeto na medida em que uma deficiente definição do âmbito / escopo pode gerar um produto ou projeto incompleto ou incorreto.

A preparação de uma correta e detalhada definição do âmbito / escopo tem por base uma boa Coleta de Requisitos a qual, como vimos anteriormente, depende de uma boa Identificação das Partes Interessadas no Projeto.

As equipas de projeto utilizam frequentemente as entrevistas como ferramenta para a recolha de informação qualitativa. Um Focus-Group, em português "Discussão em Grupo", é uma variação da técnica de entrevistas em grupo, usada frequentemente para capturar as perceções e os sentimentos dos participantes inquiridos sobre um determinado assunto.

O Focus-Group pode ser usado como o primeiro passo na coleta dos requisitos do projeto, ou como forma de aprofundar o conhecimento. Tipicamente, aos participantes começam por ser colocadas questões genéricas, as quais se vão tornando cada vez mais especificas à medida que determinado requisito ou conjunto de requisitos vai sendo delineado.

Coletar os Requisitos do Projeto é o processo de definição e gestão das necessidades das partes interessadas (stakeholders) de forma a alcançar os objetivos do projeto. A coleta dos requisitos deve contemplar o processo de definição e documentação das funções e funcionalidades do produto ou serviço que o projeto se propõe criar.

Os requisitos recolhidos vão permitir definir o que é necessário fazer e criar da Estrutura Analítica de Projeto (EAP/WBS). O planeamento do custo, o cronograma e o plano de qualidade são outros documentos que são criados tendo por base os requisitos recolhidos

O Plano de Gestão do Projeto é usado para guiar a execução do projeto e servir como base para o controle de todo o projeto, por isso ele é composto por todos os outros documentos de planeamento sendo igualmente utilizado como uma importante ferramenta de comunicação com todos os envolvidos no projeto.

O plano deverá reunir todos os outros planos setoriais. O resultado será um documento elaborado progressivamente ao longo do projeto sendo que, no primeiro ciclo, os documentos auxiliares de planeamento poderão ainda não existir ou existir de forma muito incipiente.

Devido à sua importância para o sucesso do projeto ele deve ser formalmente apresentado e aprovado pelo promotor do projeto e pelas restantes partes interessadas relevantes.

Apesar da sua importância para o sucesso do projeto, o encerramento formal do projeto é um dos processos mais descorados pelos gestores e pelas equipas de projeto.

O processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase permite assegurar que todas as atividades e processos de gestão do projeto foram adequadamente terminados e que as entregáveis programados foram entregues ao cliente e por ele aceites.

A utilização de Opinião Especializada, também conhecida por Avaliação por Peritos, é uma ferramenta / técnica usada em múltiplos processos do PMBOK v5.

Consiste na recolha e avaliação com base nas opiniões fornecidas por especialistas em uma determinada área de aplicação, área de conhecimento, disciplina ou setor que seja relevante para a atividade que está a ser realizada. Essa especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com formação, habilidade, experiência ou conhecimento especializado e está disponível a partir de diversas fontes:

Não sendo frequente, exceto em casos muito específicos, nem em certa medida desejável que a fase de execução do projeto decorra exatamente conforme o planeado (isso impediria o projeto de incluir na sua execução do conhecimento adquirido ao longo da execução e impediria qualquer ação de correção de potenciais desvios), é necessário que exista um processo que, de forma integrada, tenha como objetivo avaliar, aprovar e controlar as alterações propostas independentemente do seu tipo (âmbito, custo, duração).

Monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, revisão e ajuste da evolução do projeto de forma a cumprir com os objetivos de desempenho definidos no plano de gestão do projeto.

Deste processo constam as atividades de recolha, medição e disseminação das informações sobre o desempenho do projeto, nas quais se inclui a avaliação da tendência de evolução futura de forma a implementar melhorias e correções no processo.

Este é basicamente o processo em que se coloca em prática o plano de gestão do projeto. Sendo uma metodologia genérica não existem no PMBOK indicações sobre como gerir projetos específicos (Por exemplo projetos de construção civil ou desenvolvimento de software). Para gerir projetos em áreas muito especificas o gestor de projeto deve conhecer e seguir as boas-práticas das indústrias em causa.

As organizações funcionam baseadas em processos. Esses processos visam a obtenção de determinados resultados. Os Ativos e Processos da Organização são os resultados dos processos implementados na organização em que o projeto decorre.

À semelhança do que acontece com os Fatores Ambientais da Organização também os Ativos de Processos Organizacionais servem de entrada à maioria dos processos de planeamento do PMBOK v5. No entanto, enquanto os primeiros são vistos como fatores que condicionam as opções de gestão do projeto e influenciam, positiva ou negativamente, os Ativos de Processos Organizacionais são sobretudo entendidos como fatores que ajudam à gestão e ao sucesso do projeto na medida em que representam o conhecimento que a organização obteve em projetos anteriores.

Os Fatores Ambientais da Empresa referem-se a fatores internos e externos relacionados com o ambiente da organização onde o projeto decorre. Sendo entradas frequentes nos processos de planeamento do PMBOK, condicionam as opções de gestão do projeto e influenciam, positiva ou negativamente o resultado do projeto.

O conjunto de Fatores Ambientais da Organização é muito diverso. O PMBOK descreve o subconjunto dos fatores mais relevantes para cada um dos processos considerados, devendo o gestor de projeto ter em atenção que, dependendo da especificidade do projeto e da organização, outros podem existir.

O Plano de Gestão do Projeto é documento que explica a forma como o projeto irá ser gerido, incluindo as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos setoriais (Âmbito, Calendário, Custo, Qualidade, Risco, Comunicação, Recursos Humanos, Aquisições e Expectativas dos Interessados) num documento único que permita a gestão eficaz do projeto.