PM2ALL - Gestão de Projetos

Tem uma lista de de coisas a fazer e utiliza-a frequentemente? Ser organizado é uma das capacidades básicas que um bom gestor de projetos deve dominar. No entanto, mesmo para as pessoas que são organizadas por natureza, manter-se organizado no decurso de um projeto não é uma tarefa fácil pelo que deixamos aqui algumas dicas que o irão ajudar a controlar as atividades do projeto.

Uma fase importante da definição do âmbito e do planeamento de um projeto, consiste no conhecimento da lista ótima das atividades (isto é, do conjunto mais eficiente e eficaz de atividades) que são necessárias para concretizar o produto ou serviço que será o resultado do projeto.

A linguagem de gestão de projetos refere um conjunto relativamente alargado de conceitos que estão relacionados com a definição das atividades dos projetos, o artigo seguinte sistematiza esses conceitos que, não sendo complexo, têm um conjunto de características que devem ser compreendidos por todos de forma a favorecer a comunicação com todos os interessados

Planear a Gestão das Atividades do Projeto é o primeiro processo da área de conhecimento gestão do tempo e do calendário do projeto. Este processo envolve a definição das políticas, procedimentos e de toda a documentação que é necessária para o planeamento, desenvolvimento, gestão, execução e controlo do calendário do projeto.
Este processo foi introduzido na versão 5 do PMBOK com o intuito de harmonizar a metodologia e dotar cada uma das 10 áreas de conhecimento que englobam a metodologia, de um processo inicial de planeamento. 

Quem já usou o MS Project por certo terá reparado que o sistema faz uma distinção entre duração da atividade e trabalho necessário para realizar a atividade. Enquanto o trabalho define o número de horas que os recursos afetos a determinada atividade têm de realizar para concluir as tarefas incluídas na atividade, a duração representa o número de dias ou horas que medeiam entre o início e o fim de determinada atividade.

A não compreensão destes conceitos resulta na incapacidade de perceber como o MS Project funciona. Muitos utilizadores queixam-se que o MS Project se comporta de forma estranha e altera as datas de planeamento de uma forma incompreensivel, mas essa incompreensão não está relacionada com a forma como o produto funciona, mas sim com a falta de conhecimento de quem o utiliza.

Nos anos mais recentes temos assistido a uma preocupação crescente em relação à “crise do software”, a qual está relacionada com duas ordens de fatores: 1) O aumento do custo do desenvolvimento de software; 2) Com a Incapacidade dos sistemas de software para entregarem os resultados alinhados com as necessidades dos utilizadores.

Projetos de desenvolvimento de software falhados foram, por exemplo:
O sistema produzido nos EUA pelo Departamento de Veículos Motorizados. Este sistema tinha como objetivo harmonizar o processo de registo de licenças de condução em todos os Estados. Custou 43 M$ e nunca foi usado.Uma companhia aérea de renome tentou ligar o seu sistema de reservas com o sistema de reservas de duas grandes cadeias de hotéis. O projeto foi cancelado depois de se ter gasto 165 M USD.O sistema computorizado de tratamento de bagagens num novo aeroporto resultou em perdas de milhões de USD decorrentes dos atrasos a que obrigou na data da inauguração do aeroporto.

Para quem está interessado em fazer o exame PMP antes de gastar dinheiro em simuladores de exame, alguns dos quais são de qualidade muito questionável, vejam o artigo abaixo e experimentem os links sujeridos.

http://www.pm-exam-simulator.com/index.php/resources/articles/38-my-top-10-recommended-web-sites-for-free-pmp-exam-sample-questions

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Provavelmente o exemplo que permite perceber melhor a diferença entre tratar os sintomas e tratar as causas, pode ser dado recorrendo à medicina. De facto já todos tivemos dores de dentes e a maioria optou por tomar um qualquer analgésico que combata o sintoma que nos incomoda (a dor) permitindo-nos suportar melhor o tempo até á inevitável deslocação ao dentista pois só um especialista em problemas dentários pode investigar, descobrir a causa que está na origem da dor de dentes, e realizar um tratamento que, por incidir na causa e não no sintoma) será mais eficaz e permanente.
Esta descrição trivial de uma situação pela qual todos já passamos tem a virtude de permitir perceber com clareza a importância que tem, nos mais variados contextos, a análise e a resolução de problemas baseada na identificação e correção das causas raiz (root cause analysis).
Do exemplo acima extrai-se ainda outras conclusões:

A análise das causas raiz é um processo de investigação. Portanto devemos conhecer as …

O dicionário da EAP / WBS disponibiliza informação detalhada sobre o trabalho a realizar nos níveis mais baixos da EAP / WBS. Nela inclui-se uma narrativa descritiva do trabalho a realizar e referências aos requisitos contratuais. O dicionário da EAP / WBS, através da definição das tarefas que são necessárias realizar em cada uma das atividades, ajuda a obter estimativas precisas para a duração das atividades. Cada projeto deve criar e manter atualizado o dicionário da EAP / WBS durante todo o ciclo de vida do projeto.
O Dicionário expande cada uma das atividades existentes no nível inferior da EAP / WBS (pacote de trabalho), adicionando-lhe uma descrição narrativa a qual deve de forma clara apresentar uma descrição detalhada do âmbito / escopo do trabalhe em cada elemento da EAP / WBS.