PM2ALL - Gestão de Projetos

O processo de controlar as comunicações é responsável pela partilha de informação sobre o andamento do projeto por todos os interessados no projeto de modo a garantir que as necessidades de informação de todas as partes interessadas no projeto são correta e atempadamente atendidas.
Com a criação no PMBOK 5 de uma área de conhecimento específica para a gestão das expectativas dos interessados (13. Gestão de Espectativas dos Interessados), a gestão das comunicações ganhou um maior foco no controlo e disseminação do fluxo das informações do projeto.

Durante o planeamento da gestão da comunicação (10.1 Planear a Gestão da Comunicação do Projeto) preocupamo-nos em obter as respostas a 4 ou 5 questões que são fundamentais para garantir que, durante a execução do projeto, os diversos interessados recebem, atempadamente, a informação que, para eles é relevante, para o conhecimento sobre o estado atual das atividades do projeto. As perguntas que devemos fazer para criar um bom plano de comunicação do projeto são as seguintes: O quê? Que tipo de informação sobre a execução do projeto deve ser enviada A Quem? A que interessado, ou grupo de interessados (Stakeholders), a informação deve ser enviada Quando? Com que periodicidade essa informação deve ser enviada Como? Em que formato, e em que suporte físico, a informação deve ser disponibilizada

Grande parte do êxito no exame de certificação PMP depende do acesso a materiais de estudo de boa qualidade. A oferta é imensa, mas muitos dos produtos disponíveis são de qualidade insuficiente, pelo que consideramos útil deixar aqui uma lista de referências que inclui alguns dos materiais de estudo nossos preferidos.

O que aconselhamos é que tentem encontrar outras pessoas que estejam interessadas em fazer o exame de certificação e criem um grupo de estudo. Para além de poderem partilhar os custos dos manuais e dos exames de simulação, os grupos de estudo ajudam na motivação, obrigam ao cumprimento de um calendário de estudo, facilitam o aprofundamento das matérias estudadas e permitem a troca de ideias e o esclarecimento mais rápido de dúvidas, o que acelera bastante o processo de aprendizagem e aumenta em muito a possibilidade de sucesso.

Para quem não tem dinheiro para investir numa ferramenta proprietária (e cara) de suporte à gestão de projetos, deixamos aqui algumas sugestões de ferramentas que, apesar de gratuitas, apresentam um conjunto de funcionalidades que as tornam numa excelente alternativa aos produtos comerciais.

É o processo que permite determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto (Stakeholders), e definir a forma como a comunicação será realizada durante a totalidade da duração do projeto. O planeamento da comunicação deve responder as seguintes perguntas:

É uma nova área de conhecimento introduzida no PMBOK v5 sendo o reconhecimento formal por parte do PMI em relação à importancia que a gestão de expectativas, de todos os envolvidos ou afetados pelas tarefas de execução e pelo resultado do projeto têm, para o sucesso do projeto.

O objetivo do processo de análise dos interessados de um projeto é obter respostas a várias perguntas relevantes para o processo de gestão. Algumas dessas perguntas são:
Quem são os interessados ou grupos de interessados no projeto? Quais são os interesses dessas pessoas ou grupos de pessoas?Como é que elas veem o projeto? Isto é, como é que elas acham que o resultado do projeto as vai afetar e porque é que têm essa opinião?Quem pode vir a representar um entrave à execução do projeto? Para obter respostas a estas e outras perguntas, e para definir as ações necessárias para resolver os problemas ou as questões que determinados interessados podem representar, ou para aproveitar o conhecimento que alguns dos interessados dispõem em proveito do projeto,  é necessário desenvolver uma análise aprofundada sobre quem são e quais os interesses dessas pessoas, grupos de pessoas ou entidades. O resultado dessa análise é o Documento de Registo de Interessados (Stakeholders).

Nos anos mais recentes temos assistido a uma preocupação crescente em relação à “crise do software”, a qual está relacionada com duas ordens de fatores: 1) O aumento do custo do desenvolvimento de software; 2) Com a Incapacidade dos sistemas de software para entregarem os resultados alinhados com as necessidades dos utilizadores.

Uma correta gestão dos interessados do projeto, na qual se avalie as diversas perspetivas com que essas pessoas ou grupos de pessoas encaram o projeto, se compreendam os interesses divergentes em presença, e o impacto dessas divergências no planeamento e na execução do projeto é, reconhecidamente, um fator crítico para o sucesso de qualquer projeto.

A sua importância é tanta que o PMI entendeu criar, na versão do PMBOK que está atualmente em uso, uma nova área de conhecimento deixando bem claro que a gestão dos interessados e a gestão da comunicação são duas áreas fundamentais para o sucesso dos projetos que, apesar de apresentarem vários pontos de contacto, têm natureza e preocupações muito distintas.