PM2ALL - Gestão de Projetos

Monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, revisão e ajuste da evolução do projeto de forma a cumprir com os objetivos de desempenho definidos no plano de gestão do projeto.

Deste processo constam as atividades de recolha, medição e disseminação das informações sobre o desempenho do projeto, nas quais se inclui a avaliação da tendência de evolução futura de forma a implementar melhorias e correções no processo.

Este é basicamente o processo em que se coloca em prática o plano de gestão do projeto. Sendo uma metodologia genérica não existem no PMBOK indicações sobre como gerir projetos específicos (Por exemplo projetos de construção civil ou desenvolvimento de software). Para gerir projetos em áreas muito especificas o gestor de projeto deve conhecer e seguir as boas-práticas das indústrias em causa.

As organizações funcionam baseadas em processos. Esses processos visam a obtenção de determinados resultados. Os Ativos e Processos da Organização são os resultados dos processos implementados na organização em que o projeto decorre.

À semelhança do que acontece com os Fatores Ambientais da Organização também os Ativos de Processos Organizacionais servem de entrada à maioria dos processos de planeamento do PMBOK v5. No entanto, enquanto os primeiros são vistos como fatores que condicionam as opções de gestão do projeto e influenciam, positiva ou negativamente, os Ativos de Processos Organizacionais são sobretudo entendidos como fatores que ajudam à gestão e ao sucesso do projeto na medida em que representam o conhecimento que a organização obteve em projetos anteriores.

Os Fatores Ambientais da Empresa referem-se a fatores internos e externos relacionados com o ambiente da organização onde o projeto decorre. Sendo entradas frequentes nos processos de planeamento do PMBOK, condicionam as opções de gestão do projeto e influenciam, positiva ou negativamente o resultado do projeto.

O conjunto de Fatores Ambientais da Organização é muito diverso. O PMBOK descreve o subconjunto dos fatores mais relevantes para cada um dos processos considerados, devendo o gestor de projeto ter em atenção que, dependendo da especificidade do projeto e da organização, outros podem existir.

O Plano de Gestão do Projeto é documento que explica a forma como o projeto irá ser gerido, incluindo as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos setoriais (Âmbito, Calendário, Custo, Qualidade, Risco, Comunicação, Recursos Humanos, Aquisições e Expectativas dos Interessados) num documento único que permita a gestão eficaz do projeto.

A maioria das tecnologias de informação e comunicação atualmente usadas nas organizações podem ser agrupadas em duas categorias:

Canais – Tecnologia de e-mail e mensagens instantâneas a qual permite que a informação seja criada e distribuída por todos A produção é descentralizada e existe um baixo grau de significado comum.

Plataformas – Por exemplo a intranet, web corporativa e portais informativos, que em certa medida são tecnologias opostas às de canal, na medida em que o conteúdo é gerado ou, pelo menos, aprovado por um pequeno grupo de pessoas podendo depois ser visualizado por todos sendo a produção centralizada e o significado comum é elevado.

Estas tecnologias apresentam dois tipos de problemas.

De modo geral a qualidade de software é encarada como o resultado final, o objetivo, de um esforço pontual. Contudo a qualidade, e em particular a qualidade de software, não se compadece com esforços pontuais. Quem assim pensa está condenado a desperdiçar tempo e dinheiro, pois os seus esforços traduzir-se-ão em alguns benefícios temporários que rapidamente desaparecerão. Como os casamentos felizes, a qualidade para ser duradoura exige um compromisso a longo prazo e que se aprofunda com o tempo.

O que é a Técnica de Gestão do Valor Agregado (EVM / GVA)?

Uma das atividades mais importantes do gestor de projeto durante a fase de execução é a monitorização, controlo e a comunicação às partes interessadas do estado do projeto. Para isso é fundamental utilizar ferramentas que lhe permitam medir com precisão o estado atual do projeto e determinar tendências que lhe permitam efetuar previsões para a conclusão.

De acordo com o PMBOK 5, essa ferramenta é o EVM (Earned Value Management) / (GVA) Gestão do Valor Agregado.

Apesar de, na internet, ser fácil encontrar exemplos de como, grupos alargados de pessoas trabalham em conjunto, de uma forma surpreendentemente eficaz, numa clara demonstração de como a inteligência coletiva pode ser usada com sucesso (Veja-se os exemplos do Google, Wikipedia ou Threadless) o certo é que a transferência destes modelos para o interior das organizações está agora a dar os primeiros passos.