PM2ALL - Gestão de Projetos

Conjunto de questões escritas apresentadas ao cliente ou a outras partes interessados do projeto com o intuito de recolher informação objetiva (fatos) ou de caráter mais subjetivo (opiniões) sobre o projeto ou sobre o produto ou serviço que se pretende criar.

Após a coleta das respostas, os dados obtidos devem ser tratados de forma a extrair informação quantitativa e/ou qualitativa que permita definir requisitos a incluir no projeto, produto ou serviço.

Definir o âmbito / escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Este processo é crítico para o sucesso do projeto na medida em que uma deficiente definição do âmbito / escopo pode gerar um produto ou projeto incompleto ou incorreto.

A preparação de uma correta e detalhada definição do âmbito / escopo tem por base uma boa Coleta de Requisitos a qual, como vimos anteriormente, depende de uma boa Identificação das Partes Interessadas no Projeto.

As equipas de projeto utilizam frequentemente as entrevistas como ferramenta para a recolha de informação qualitativa. Um Focus-Group, em português "Discussão em Grupo", é uma variação da técnica de entrevistas em grupo, usada frequentemente para capturar as perceções e os sentimentos dos participantes inquiridos sobre um determinado assunto.

O Focus-Group pode ser usado como o primeiro passo na coleta dos requisitos do projeto, ou como forma de aprofundar o conhecimento. Tipicamente, aos participantes começam por ser colocadas questões genéricas, as quais se vão tornando cada vez mais especificas à medida que determinado requisito ou conjunto de requisitos vai sendo delineado.

O processo de recolha de requisitos é interativo sendo aprofundado à medida que as diversas partes interessadas vão transmitindo as suas necessidades. Uma ferramenta útil, e que nos permite avaliar se o processo de recolha de requisitos está mais ou menos completa, consiste na catalogação dos requisitos por tipo de acordo com aquilo que podemos chamar a roda de requisitos.

Esta classificação não garante que, a um dado momento do projeto, os requisitos estejam completos, isso depende de muitos outros fatores, nomeadamente de uma correta identificação das partes interessadas no projeto e da utilização correta das diversas ferramentas que estão ao dispor do gestor de projeto e da sua equipa para a coleta dos requisitos do projeto e do produto ou serviço que se pretende criar.

Coletar os Requisitos do Projeto é o processo de definição e gestão das necessidades das partes interessadas (stakeholders) de forma a alcançar os objetivos do projeto. A coleta dos requisitos deve contemplar o processo de definição e documentação das funções e funcionalidades do produto ou serviço que o projeto se propõe criar.

Os requisitos recolhidos vão permitir definir o que é necessário fazer e criar da Estrutura Analítica de Projeto (EAP/WBS). O planeamento do custo, o cronograma e o plano de qualidade são outros documentos que são criados tendo por base os requisitos recolhidos

O Plano de Gestão do Projeto é documento que explica a forma como o projeto irá ser gerido, incluindo as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos setoriais (Âmbito, Calendário, Custo, Qualidade, Risco, Comunicação, Recursos Humanos, Aquisições e Expectativas dos Interessados) num documento único que permita a gestão eficaz do projeto.