PMBOK v5: Qualidade do Projeto - Ferramentas e Técnicas

O controlo da qualidade do projeto é feito com recurso a um conjunto de ferramentas básicas para a gestão e controlo da qualidade (Sete Ferramentas Básicas de Qualidade), às quais se junta a Amostragem Estatística, as Inspeções, e a Revisão dos Pedidos de Alteração Aprovados. As sete ferramentas básicas de qualidade são usadas nos processos 8.1 – Planear a Gestão da Qualidade e 8.3 – Controlar a Qualidade, do PMBOK v5.

Nas versões anteriores do PMBOK este conjunto de sete ferramentas apareciam descriminadas, no âmbito dos processos de qualidade. A nova versão do PMBOK apresenta-as como aquilo que na realidade são, isto é, um conjunto de ferramentas complementares usadas em todas as metodologias de qualidade, facilitando por isso a sua compreensão e utilização prática.




A informação, recolhida e trabalhada por meio destas ferramentas, permite ao gestor de projeto, e à sua equipa, ter um conhecimento detalhado sobre o efeito que o processo de garantia da qualidade está a ter, tanto no processo de gestão do projeto, como no produto ou serviço que está a ser criado.

De acordo com a última versão do PMBOK, versão 5, publicada no início deste ano, o processo 8.3 – Controlar a Qualidade usa o seguinte conjunto de ferramentas e técnicas:
  • Sete Ferramentas Básicas de Qualidade
    • Diagrama de Causa Efeito
    • Gráficos de Controlo
    • Fluxogramas
    • Histograma
    • Diagrama de Pareto
    • Gráfico de Execução
    • Diagrama de Dispersão
  • Amostragem Estatística
  • Inspeção
  • Revisão dos Pedidos de Alteração Aprovadas
O presente artigo faz uma apresentação geral desse conjunto de ferramentas. Em próximos artigos iremos detalhar cada uma delas de forma a fornecer aos leitores, independentemente do seu grau de conhecimento e experiência de utilização pessoal, um conjunto de indicações práticas que serão muito úteis em situações de utilização prática.

Sete Ferramentas Básicas de Qualidade


Diagrama de Causa Efeito


Os diagramas de causa e efeito, também chamados Diagramas de Ishikawa, Diagramas Espinhas de Peixe e Diagramas “6M” ilustram de forma gráfica a forma como as diversas causas (primárias e secundárias) se relacionam para resultar num determinado efeito ou problema. A construção deste tipo de diagrama permite ir detalhando as causas até que se consigam identificar as causas raiz (root cause) do problema em análise. Só a identificação correta das causas raiz dos problemas permite uma efetiva correção.

Consulte aqui um artigo detalhado sobre a aplicação do diagrama de causa efeito.

Gráfico de Controlo


Os Gráficos de Controlo representam, de forma gráfica, a forma como determinado processo se comporta ao longo do tempo. Os resultados de qualquer processo têm um determinado grau de variabilidade que é aceitável e está de acordo com os padrões de qualidade definidos para o processo. O Gráfico de Controlo permite-nos avaliar se o processo está a produzir resultados com a qualidade desejada ou se são necessárias alterações de melhoria.

Por exemplo, uma máquina de fazer parafusos, aceita-se uma taxa de defeito de 1%, isto é aceita-se que por cada 100.000 parafusos feitos, 1.000 tenham defeito. Se medirmos durante um determinado período de tempo os resultados do fabrico de parafusos por essa máquina podemos criar um gráfico de controlo que nos permitirá ver se a máquina está a funcionar bem ou se necessita de ser afinada.

Os gráficos de controlo são também muito úteis quando, por exemplo no âmbito de um contrato de subcontratação externa de serviços (outsourcing), queremos estabelecer níveis de serviço sobre determinado processo, já que não é aceitável que sejam estabelecidos níveis de serviço sobre processos que estejam descontrolados, isto é, para os quais os resultados não estejam sistematicamente dentro de determinados parâmetros.

Fluxogramas


A elaboração do fluxograma do processo ajuda a compreender as diversas atividades que constituem o processo, e a identificar as eventuais fontes de problema e oportunidades de melhoria. Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo. Existem vários tipos diferentes de fluxogramas de processo, mas todos mostram atividades, pontos de decisão e o fluxo de processamento (isto, é a ordem em que as diversas atividades são executadas e a forma como os diversos elementos do sistema se relacionam).

Histogramas


Um histograma é um gráfico de barras que mostra a distribuição da variável que está a ser analisada. Esta ferramenta ajuda a identificar, através da forma e amplitude da distribuição, quais são as causas de problemas que ocorrem em determinado processo.

No histograma os dados são agrupados em classes de frequências (cada barra representa uma classe). Este tipo de representação permite distinguir a forma da distribuição, o seu ponto central, e a sua variância em relação ao ponto central.

Num processo controlado os seus resultados tendem a seguir uma “distribuição normal”, a representação dos resultados com base num histograma permite-nos perceber e medir os desvios que os resultados reais têm em relação ao ideal que seria a distribuição normal.


Diagrama de Pareto


O diagrama de Pareto é um tipo específico de histograma, ordenado por frequência de ocorrência, que mostra quantos defeitos foram gerados por cada tipo ou categoria de causa. A técnica de Pareto é usada principalmente para identificar e avaliar não-conformidades. Nestes diagramas, a classificação é usada para orientar as correções.

A equipa do projeto deve tomar ações para resolver primeiramente os problemas que estão causando o maior número de defeitos. Os diagramas de Pareto estão conceptualmente relacionados à Lei de Pareto, que afirma que um número relativamente pequeno de causas normalmente produzirá a grande maioria dos problemas ou defeitos. Isso geralmente é chamado de princípio dos 80/20, em que 80% dos problemas se devem a 20% das causas.

Gráfico de Execução


O gráfico de execução é um gráfico de linha que mostra o histórico e o padrão da variação dos resultados de um determinado processo (tendência, degradação ou melhorias). A análise das tendências envolve o uso de técnicas matemáticas para prever resultados futuros com base em resultados históricos, sendo muitas vezes usada para monitorizar o desempenho técnico (p.ex. Quantos erros ou defeitos foram identificados e quantos permanecem sem correção?) e o desempenho de custos e de prazos (p.ex. Quantas atividades por período foram terminadas com variações significativas?)

Diagramas de Dispersão


São gráficos que permitem a identificação entre causas e efeitos, para avaliar o relacionamento entre variáveis. O diagrama de dispersão é usado depois do diagrama de causa efeito, para verificar se há uma possível relação entre as causas e qual a intensidade dessa relação.

Amostragem estatística


“A amostragem estatística envolve a escolha de uma parte de uma população de interesse para inspeção”. Uma amostragem adequada pode muitas vezes reduzir o custo do controlo da qualidade.

Inspeção


Uma inspeção é um exame / avaliação com a intenção de determinar se o produto ou serviço que está a ser criado no âmbito do projeto está de acordo com as normas. As inspeções também são usadas para validar reparos de defeitos e, no contexto de projeto, são frequentemente usadas antes da aceitação formal da totalidade ou de parte dos resultados. Em geral, as conclusões do processo de inspeção devem ser comprovadas com base em medições e critérios objetivos.

As inspeções podem ser conduzidas a qualquer nível, e em qualquer momento do projeto. Por exemplo, é possível inspecionar os resultados de uma única atividade ou o produto final do projeto. Embora não sejam exatamente a mesma coisa (em algumas áreas de atuação cada um desses nomes tem significados específicos e muito restritos), as inspeções podem, em algumas organizações, ser chamadas de revisões, avaliações por pares, auditorias e homologações.

Revisão dos Pedidos de Alteração Aprovados


Uma revisão dos pedidos de alterações aprovados é uma ação, tomada pelo departamento de controlo da qualidade, ou por uma organização com função/nome semelhante, para garantir que os defeitos do produto foram reparados e estão em conformidade com os requisitos ou especificações definidas.

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